档案制度案例
1.档案管理的范围
本公司所有需要归档的文件资料，包括：对公司在经营活动中形成的包括行政事务、企业管理、劳动人事、培训教育、安全管理、后勤服务、外事工作等有保存价值的原始材料，在生产经营管理上形成的经营决策、计划工作、统计工作、物资管理、产品销售、财务管理、生产调度、设备工装(模具)管理、能源管理等方面有保存价值的原始材料。
2.档案的管理部门
公司综合事务部为档案管理的职能部门，负责公司各类档案的管理工作。对公司各类档案进行收集、整理和归档。各部门根据工作需要配备专(兼)职档案管理人员，负责档案进室前的收集、整理和保管工作。各部门的档案管理人员应按照明确的归档时间和归档范围，定期向档案管理部门移交档案，确因工作需要继续使用的文件资料，原件移交档案室，使用部门留存复印件。
接收档案必须认真验收，并办理交接手续，维护档案的完整与安全，使档案更好地为公司各项工作服务。
3.档案的分类
在切实遵循《中国档案分类法》前提下,根据公司实际情况,将所涉及的档案划分为十大类：(A)行政管理、(B)人事管理、(C)财会档案、(D)生产经营管理、(E)技术质量安全管理、(F)基建档案、(G)外来文件、(H)声像档案、(I)实物档案、(J)其他档案。财会档案是公司财务工作过程中形成的凭证、帐簿、报表等相关资料的收集、整理、归档。
实物档案是公司各类活动中形成的如模型、样品、赠品、证书、奖杯奖旗等实物。以上十类档案中，每一大类档案内容又要根据需要及实际情况分成若干小类进行管理。
4.归档要求
4.1归档的文件材料要完整、系统、准确。
4.2归档的文件材料必须是原件。如是传真件等不易保存的文件材料，应留复印件，并将复印件与原件一起存档，并加以说明。
4.3存档的文件、材料应按照自然形成、保持历史联系的原则，并按立卷要求特征及文件内容进行科学分类、立卷和编目编号。
4.4档案名称的填写要注意内容准确，文字简练通顺，结构完整，必须揭示卷内文件的内容和成份，并区分保管期限。卷内文件应按问题或文件形成的时间系统地排列，按顺序编号，填写“卷内目录”。目录各项必须填写清楚(一律使用用黑色中性笔填写)，字迹工整、清晰，装订整齐。
4.5档案盒(袋)内文件的排列：档案袋内文件应区分不同情况进行排列，密不可分的文件依序排列在一起，即章程、批文在前，计划、总结在后;正件在前，附件在后;印件在前，定稿在后;案件材料中结论性材料在前，依据性材料在后。其它文件按文件的重要程度或形成时间先后排列。
4.6文件归档份数：一般归档1份，重要的和经常使用的文件归档2份或3份。对无保存价值和重份文件，需要办理销毁手续。
4.7归档时间：部门或责任人应于相关工作结束后立即(最迟一周内)将应立卷归档的文件整理立卷，向公司档案管理部门移交归档。
5.档案的查阅和借阅
5.1查阅档案应填写档案查阅登记表，写明查阅时间、查阅内容、查阅目的等。有关人员应在档案室内查阅档案资料，阅后及时归还。
5.2查阅档案资料时一般不得对其进行复制。确有特殊情况必须复制的，应填写档案资料复制申请单，经所在部门经理签署意见后方可复制。
5.3原则上本公司内部工作人员因工作需要都可以借阅，但必须由所在部门出具借阅申请并由部门经理签名认可。借出档案时应注意档案的密级要求以及借阅人的相关权限。借阅档案时应做到以下几点：
5.3.1借阅者不得自拿、自取、自放档案，严禁擅自打开档案柜翻阅查找;
5.3.2按规定办理登记手续，定期归还，确因工作需要不能按时返还的，需办理续借手续，否则按管理规定停止借阅;
5.3.3要爱护档案，不得丢失，并注意保密，不得擅自转借他人;
5.3.4所借档案不得随意折叠和拆散，严禁对档案随意更改、涂写;
5.3.5借出和归还档案时，应办理清点手续，由档案管理员和借阅者当面核对清楚;
5.3.6档案如有丢失、损坏或泄密，要立即追究当事人责任;
5.3.7调离本单位的工作人员，必须清理移交档案文件后方可办理调离手续。
6.档案的移交
档案移交必须办理移交手续，填写移交清单，经移交人签字，接收方核对签收。
7.档案的保管
要做好档案的防火、防虫、防盗、防尘、防阳光直射“五防”工作。档案柜所在办公室严禁吸烟。档案管理人员要定期对档案进行安全检查，发现问题要及时向领导报告，并采取补救措施。对于不易继续保存的档案资料，应及时予以复制;对于已破损的档案资料应及时予以修复。为做好档案的提供和利用工作，所有文件资料均应按照其分类组卷，并按照其性质分为短期、长期、永久三类分别保管。
档案管理人员要做好档案资料的____，档案管理部门除外，其他各部门人员不得查阅与自己工作内容无关的档案资料。
8.档案的销毁
公司对各类档案每二年进行一次鉴定。对超过保管期并经鉴定无保留价值的档案做出销毁处理意见，报总经理批准后予以销毁
公文管理制度
1.为规范机关及项目部文印管理，提高文印质量，根据有关规定，结合实际，制定本制度。
2.文印工作必须坚持“统一管理，分级负责”的原则，公司综合事务部为本公司文印管理职能部门，主管公司公文处理工作，各部、室、项目办及各项目部负责本部室各自的公文处理工作。
3.公司公文必须由公司综合事务部统一收发、分办、传递、督办、缮印、用印、立卷、归档和销毁。
4.公司行文程序规定如下：
根据文件性质和内容，由相关职能部门承办拟稿，部门负责人核稿签字，如多部门联合行文，必须由联合行文的部门会签后送公司综合事务部审稿。属行政序列文件须经行政领导签发，公司综合事务部统一编排字号和登记后，并打印出来。相关职能部门原拟稿人校对后，再缮印、用印和封发，文件底稿(附带二张正文)加盖公章后由档案室存档。
5.各类公文的拟稿、修改和签字必须使用钢笔，不准使用元珠笔和铅笔。经修改后的底稿，如果稿面较乱，必须由拟稿人或承办部门清稿后交付签发和打印。
6.上行文的呈办，下行文的执行、检查，均由拟文部门负责。
7.公司设立档案室，统管各类文件。实行文件立卷归档制度。档案管理人员负责并及时地对各类文件进行分类、标引、立卷、存档。
8.凡公司和各项目部在各项工作中办理完毕的具有保存价值的各种文件材料，均应及时交档案室统一归档。
9.严格履行文件阅办手续。凡需借阅、传阅文件，均须及时签字、登记。档案管理人员须敦促限期归还。
10.外单位人员需查阅本公司公文案卷，必须持介绍信。查阅一般性公文案卷，由综合事务部部长审批;查阅重要公文和重要资料须经公司总经理审批。
11.归档公文和资料的复印或复制，必须经分管领导审批，并要在档案管理人员的监督下完成复印或复制工作。
12.严格保密制度，严守国家机密。凡属机密文件，承办部门或个人不得擅自带出分散保存，一律交档案室集中保管。密级文件未经上级批准，不允许复制。根据上级机关的要求和安排，文秘人员应按时上交标密文件。
13.有关公文的具体处理办法，按《公文处理办法》执行。
文档管理制度
1.目的
为加强公司的档案管理，安全有效地保管和利用档案，特制定制度如下：
1.1档案管理包括公司所有的文档、技术、设备、财务和人事等文本、图表和声像等不同形式的资料。
1.2本公司所有职工有保护义务。
2.行文条例
2.1公司行文由发文部门拟办后呈部门负责人核稿，一般情况下报总经理签发，最后送至综合事务部打印发文。
2.2公司收发各类文件，根据文件性质(以文头为准)，报总经理批示办理，并及时做好文件的登记、归档工作。
2.3公司领导不在时由指定的负责人负责各类行政性文件的签发、批示。
3.管理
3.1工作人员在工作中形成的各种材料应及时移交至本部门，集中管理，个人不得据为己有。
3.2各部门的工程技术资料一般按年定期汇总移交至综合事务部管理，综合事务部根据文件资料性质，定期汇总存档。
3.3公司举办重大活动应通知档案管理人员参加，收集活动中的材料，集中管理。
3.4财务资料由财务人员按规定管理。
3.5各种资料应建立电子文档，实行电子化档案管理。
3.6销毁档案必须经过总经理认可，才可以销毁。禁止管理人员擅自销毁。
3.7禁止个人将公司档案及复印件送他人或出卖。
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3.8公司对保密档案，落实专人妥善保管。
3.9综合事务部应严格按档案性质、类别、保存年限来处理(销毁)档案，意见先报公司总经理。
4.责任
有下列行为者，将根据公司有关规定和国家法规，给予责任行为人行政、经济处罚，情节严重的，给予解聘直至追究法律责任。
4.1擅自涂改档案。
4.2未按规定办理档案登记，擅自拿走档案。
4.3未按规定向他人提供档案。
4.4损毁、丢失属于公司所有的档案。
4.5档案管理人员玩忽职守，造成档案损失。
档案制度案例篇2
一、本局档案原则上仅供本单位各部门查问利用，不得外借。
二、查阅文件档案，需首先填写借阅登记表，履行批准手续，方能借阅。
三、查阅时需由档案员按指定内容查出，借阅人不准随意翻阅案卷。借阅人不准将档案带出档案室，复印档案资料，必须经主管领导批准。摘抄、复印档案资料不准外传和翻印，违者按《档案法》追究责任。
四、借阅档案时，不得删改、涂写、拆损案卷，阅后要及时归还。
档案制度案例篇3
档案销毁制度
档案工作岗位责任制
一、分管档案工作的局领导职责
1、组织全局性的宣传、贯彻、执行《中华人民共和国档案法》和上级关于档案工作的各项方针政策的活动。
2、加强对局档案工作的领导，将档案工作纳入局的整体发展计划，列入局议事日程，督促分管部门按上级和局档案部门要求做好应做的工作。
3、关心档案工作和档案室的建设与发展，从人力、物力、财力上给予支持，及时解决工作中的重大问题和困难，改善工作条件，使档案工作与局各项工作协调发展。
二、局档案员职责
1、贯彻实施《档案法》、《某某某档案条例》等档案工作的法律、法规，建立健全档案管理制度。
2、对各有关处室形成的各种材料的收集、整理、立卷和归档进行监督和指导。
3、负责收集出国考察人员应当归档的有关材料和照片，收集领导同志外出开会的发言材料和带回的带有密级的材料。
4、负责管理全局各种门类和载体的档案，维护档案的.完整、准确与安全，并为本单位各项工作的需要提供服务。
5、按时向上级主管部门报送档案工作统计材料。
6、按规定向档案馆移交应进馆的档案。
三、分管档案工作的各处（室）领导职责
1、配备具有较好政治业务素质的专（兼）职档案人员，并保持相对稳定。
2、将档案工作纳入本单位的议事日程（每半年研究一次档案工作），帮助专（兼）职档案人员解决工作中的实际困难。
3、组织本单位人员学习档案法规，执行局档案工作的规章制度。
4、疏通渠道，严格制度，督促有关人员注意平时各类文件材料的形成积累，积极配合专（兼）职档案人员的归档工作。
5、协同档案室监督、检查本单位文件材料预立卷、整理组卷、归档验收及档案鉴定工作。
6、负责检查本单位专（兼）职档案人员履行档案岗位职责情况。
四、各处、室专（兼）职档案人员职责
1、坚持平时整理。根据本单位不同种类文件材料的形成特征，制定案卷类目，合理分类存放，便于利用和归档。
2、负责本单位文件材料的形成、积累、保管和整理归档工作，保证归档文件材料完整、准确、系统。
3、归档案卷做到组卷合理，页号编写准确，案卷目录清楚，案卷标题简明扼要。
档案制度案例篇4
为加强公司档案及文件管理工作，有效地保护和利用档案，维护公司合法权益，需要对档案做好管理。
一、公司管理档案的范围及管理权限的划分
1、公司级档案管理范围，由公司专人管理并负责一切借阅、复印、传递相关事宜。公司级档案包括以下文件：
（1）公司设立、审批、登记以及终止、解散后清算等方面的文件材料；
（2）业务来往方面的文件材料（含合同、对方资料、银企联系函件等）；
（3）政府、项目批文、合同；
（4）上级机关发来的本公司有关的决定、决议、指示、命令、条列、规定、计划等文件资料；
（5）公司制度体系、会议纪要、内部发文（包含总经理批示后的各项文件流程、公司决定等）；
（6）工程进度计划控制文件（含各业务单位往来函件等）、工程初设、修改、竣工图纸；
（7）公司月度、年中、年度工作计划；
（8）公司签订的各类合同；
（9）公司有效证件、印章；
（10）公司重要的会议材料、包括会议的通知、报告、决议、总结、会议记录等；
（11）公司大事记及反映本公司重要活动的简报、相片、录像等；
（12）其他具有法律效益力及保护价值的文件。
（13）各项目相关资料分类存放。
2、档案管理范围，有指定专职文书管理。档案文件如下：
（1）报请总经理批复的工作联系单、工作计划、总结、统计报表等；
（2）相关业务单位函件管理；
（3）公司媒体宣传资料；
二、公司档案管理准则
1、公司档案工作，要实行集中与分散管理相结合的体制，即坚持收集、管理文件材料的制度。由负责人主体档案的管理，并对档案管理工作进行督促和指导。设立专门档案柜，配备专人分管档案工作。
2、了解本部门的工作业务，掌握本部门文件材料的规范范围，收集管理本部门的文件材料。
3、认真执行平时归档制度，对本部门承办的文件材料及时收集归档，每极度末前应将归档文件材料归档完毕。
4、承办人员需借用文件材料时，应积极地提供利用，做好服务工作，并办理临时借用文件材料登记。
三、档案管理、归档文件整理
1、部门以公司名义制作的规划规定、通知、通告、会议记录、会议纪要、项目方案等文件均应由部门文员制作副本发文、登记、原件存档、抄送综合办档案室存档。
2、归档时限
各部门专职文书就文件归档工作应做到每日进行。做归档前将资料分类，分组放置在待办卷宗内。应做到及时处理，切忌拖拉积压。
3、归档文件的整理
1)归档材料必须时办理完毕的正式材料。
2)归档材料应完整、齐全。归档入卷文件把文件、底稿、附件请示和批复放在一起。
3)归档文件整理以件为单位。一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复印件为一件，报表、名册、图册、会议记录等一册(本)为一件，来文与复文可为一件，重要文件的草稿各为一件。
4)不同年度的文件分开存放。
5)合同按内分开，分别分为工程合同、设计合同、申元合同、申德合同。
四、档案的销毁
1、个人非经允许不得销毁公司档案资料。
2、对于多余、重复、过时和和无保存价值的或是盗了销毁期限的.档案，由总经理批示后执行。
五、档案保管
1、防止档案的损坏，延长档案的寿命，维护档案的安全；
2、保持档案存放室良好的通风，做好档案室的防盗、防水渍、防潮、防虫蛀、防尘、防强光的工作，门窗应结实牢固。
3、随时对档案进行清理，清除不必要保存的材料；对破坏褪色的材料进行修补和复制。
档案制度案例篇5
第一章总则
为了加强会计档案管理，保证会计档案的安全、完整、及时，根据《中华人民共和国会计法》和《中华人民共和国档案法》及财政部《会计档案管理办法》的规定，结合本公司实际情况，制定本办法。
第二章会计档案管理部门
1、公司档案主管部门和财务部门共同负责会计档案工作的指导、监督和检查。会计档案的具体管理工作由财务部门负责，由财务部门指定专人负责在专门地点保管。保管地点应具备完善的防潮、防霉、防蛀、防火、防盗等条件。
2、财务部门及公司内部有关的分公司、子公司、必须建立会计档案的立卷、归档、保管、查阅和销毁等管理制度，保证会计档案妥善保管、有序存放、方便查阅、严防毁损、散失和泄密。
第三章会计档案归档的范围
1、会计凭证：包括外来的和自制的各种原始凭证、原始凭证汇总表、记账凭证、记账凭证汇总表，涉及对外对私改造资料，银行存款(借款)对账单及余额调节表等。年度终了都必须按照规定归档。
2、会计账簿：包括总账、明细账、日记账、各种辅助登记簿等。
3、财务报告：包括《会计制度》规定和主管部门临时通知编报的主要财务指标快报，月、季、年度会计报表，报表附注及财务情况说明书。上级主管部门对报告的批复及社会审计的审计报告。
4、其他会计核算资料：凡与会计核算紧密相关的，由会计部门负责办理的有参考价值的数据资料。
5、增值税专用发票和普通发票。
第四章会计档案的整理
会计年终了后，应将装订成册的会计档案进行整理立卷。各种会计档案应按会计档案材料的关联性，分门别类地组成几个类型的案卷，将各卷按顺序编号。
1、会计凭证。
(1)按月立卷：每月末将装订成册的凭证，统一登记案卷目录，每月立卷一份。
(2)分散装订：根据凭证的多少，分散装订，做到整齐、牢固、美观。
(3)装订封面的所有内容要填写齐全，包括：单位名称、年度、月份、起止日期、号码、装订人签章等。
2、会计账簿
各种会计账簿办理完年度结账后，除跨年使用的账簿外，其他均需整理妥善保管。
(1)会计账簿在办理完年度结账后，只在下一行的摘要栏填写“结转下年”字样，不填其他内容。
(2)会计账簿在装订前，应按账簿启用表的使用页数，核对各个账户账面是否齐全，是否按顺序排列。
(3)活页账簿支空白页后，将本账面数项填写齐全，撤去账尺，用坚固耐磨的纸张做封面、封底，装订成册。不同规格的活页账不得装订在一起。
(4)会计账簿的装订顺序：会计账簿装订封面—账簿启用表—账户目录—按本账簿页数顺序装订账页—会计账簿装订封底。
(5)装订后的会计账簿应牢固、平整、不得有折角，掉页现象。
(6)账簿装订的封口处，应加盖装订人的印章。
(7)装订后，会计账簿的脊背应平整，并注明所属年度及账簿名称和编号。
(8)会计账簿的编号为一年一编，编号顺序为总账、现金日记账、银行存(借)款日记账、分户明细账、辅助账。
3、会计报表
会计报表编制完成并按时报送后，留存报表均应按月装订成册，年度终了统一归档保管。
第五章会计档案的归档保管
1、当年的会计档案在会计年度终了后，可暂由财务部门保管一年，期满后存入档案并由专人保管。
2、会计档案管理人员负责全部会计档案的整理、立卷、保管、调阅、销毁等一系列工作。
3、机构变动或档案管理人员调动时，应办理交接手续，由原管理人员编制会计档案移交清册，将全部案卷逐一点交，按管人员逐一接收。
第六章会计档案的借阅使用
1、财务部建立会计档案清册和借阅登记清册。
2、凡需借会计档案人员，须经财务负责人或单位领导批准后，方可办理调阅手续。
3、借阅会计档案人员，不得在案卷中标画，不得拆散原卷册，更不得抽换。
4、借阅会计档案人员，不得将会计档案携带出外，特殊情况，须经单位领导批准需要复制会计档案的，须经财务负责人或单位领导批准后方可复制。
第七章各种会计档案保管期限
1、会计凭证保管15年。
2、会计账簿保存15年，其中现金和银行存款日记账保25年。
3、会计报表保存10年，其中年度决算表永久保存。
4、发货票保管5年。
第八章会计档案的销毁
1、会计档案保管期满，需要销毁时由档案部门提出销毁清单，汇同财务部门共同鉴定后，编制会计档案销毁清册，报经主管经理和上级主管部门批准后，方可销毁。对其中未了结的债权、债务的原始凭证，应单独抽出，另行立卷，由档案部门保管到结清债权、债务时为止。
2、按规定销毁会计档案时，应由档案部门和财会部门、审计部门共同派人监销，监销人在销毁会计档案以前要认真清点、核对，销毁后，在销毁清册上签名盖章，并将监销情况以书面形式报告有关领导。
第九章附则
本制度自颁布之日起实施，未涉及情况按国家有关规定处理。
档案制度案例篇6
近日，国家档案局局长李明华签署国家档案局第十三号令，公布《机关档案管理规定》(以下简称《规定》)，自20__年1月1日起施行。
《规定》的颁布实施，是国家档案局在新形势下推动机关档案工作的一项重大举措。《规定》是以中办、国办《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》为指导，以《中华人民共和国档案法》《机关档案工作条例》等法律法规为依据制定的。全文共7章70条，第一章“总则”，明确了《规定》制定的目的和依据，机关档案定义，机关档案工作的意义、体制和管理原则;第二章“机构和人员”，明确了机关档案工作机构、人员的要求，确定了机关档案工作的基本任务;第三章“基础设施”，明确了机关应设置的各类档案用房及基础设施设备要求;第四章“管理要求”，明确了机关档案的门类和管理要求，提出了档案从形成到移交整个管理流程的各项要求;第五章“信息化建设”，明确了机关档案信息化工作管理要求，对传统载体档案数字化和电子档案的管理做出了详细规定;第六章“奖励与处罚”，明确了应予奖惩的各类情形;第七章“附则”，对解释权、施行日期等加以规定。
《规定》具有3个显著特点。一是普适性。将适用范围确定为各级党和国家机关、人民团体，事业单位、社会团体可参照执行。《规定》对机关档案管理工作提出的要求，充分考虑了不同层级机关客观条件的差异，特别对县级或档案形成数量较少的机关明确了基本要求。二是实用性。《规定》梳理借鉴数十个机关档案工作参照的标准规范，对机关档案门类划分，档案形成收集、整理归档、保管保护、鉴定销毁、开发利用、统计移交等做出详细规定，具备较强的实用性和操作性。三是创新性。《规定》特别关注近年来机关档案工作出现的新情况、新问题，提出了新形势下机关档案工作的任务和要求，明确了机关档案工作监督指导的原则和方式，提出了建立档案工作协调机制和工作网络，确定了档案工作各类业务用房需求，加强了机关档案信息化工作等，为机关档案工作转型升级提供了依据。
国家档案局希望各地区各部门认真学习，抓好贯彻落实。国家档案局将继续组织宣贯活动，不断加强监督指导，采取有效措施引导提升各地区各部门机关档案管理水平。
档案制度案例篇7
（一）建立健全校各类档案，目的主要在于为学校领导、上级有关部门领导全面分析、总结、部署及调度学校工作作出决策提供科学可靠的依据。
（二）档案人员应按档案资料收集范围及时收集各种档案资料，并将筛选后的资料分类、编制目录，进袋入档。
（三）凡档案资料收集范围目录中未编入，但确有使用、保存价值的&39;其他资料，学校可根据需要自行决定是否保存。
（四）教职工考核、晋升专业技术职务，获得奖惩等材料要及时收入个人档案。
（五）校内印发的文件是档案补充的重点，平时校长室、教务处、德育处、总务处、团队等部门应将有关材料分类保存，每学期结束时，集中交档案人员立卷归档。
（六）校内人员借阅业务性档案、学生学籍档案须经有关领导同意后方可查阅，并要办理登记手续，在规定期限内完好无损地归还。
（七）档案资料室门窗要加固，要备有消防器材，保持整洁干燥，自然通风，严禁吸烟和放置易燃、易爆、易引鼠入室的物品。
档案制度案例篇8
为规范学校的档案管理和有效地使用档案，特制定本档案管理工作制度：
1、办公室在学年之后装订好文件、通知档案；年度考核之后的资料存档；其它资料的存档。
2、教导处每期工作计划和总结存档；“六认真”检查资料的归档；普九资料的归档；教研活动资料的归档；其它有关资料的归档；
3、德育处每期的纪律卫生检查资料归档；班级评比、评优选好的资料归档；德育活动归档；班主任工作笔记、计划的归档；其它相关资料的归档。
4、后勤处相关资料按时分类存档。
5、团总支每期的活动资料归档；组织学生社会实践活动的资料归档；组织建设归档；其它相关资料的归档。
6、每部门的档案应做到条理清晰、分类明确、装订规范。
7、各类通知、文件应先送到办公室，然后分发到各部门。
8、部门的各种资料聘及时归类装订存档。
档案制度案例篇9
为进一步加强档案管理工作，夯实档案工作基础，切实提高档案管理水平，有效地保护和利用档案，根据《干部人事档案工作条例》，现制定管理办法如下：
本办法适用于我县机关事业单位副科级以下的管理人员、专业技术人员和工勤人员的档案管理工作，实行单位一把手负责制，选配政治素质好、作风正派的专门工作人员(以下简称人事干部)负责本单位档案的收集、整理、保管、接交和利用工作，并保证人员相对稳定。
档案工作应遵循五大原则，即党管干部、党管人才，依规依法、全面从严，分级负责、集中管理，真实准确、完整规范，方便利用、安全保密。
各单位人事干部主要负责本单位档案材料的收集、整理、移交和保管____，负责本单位档案的查(借)阅等档案利用工作，负责接交的档案材料真实准确，完整规范，坚决杜绝非专职人员办理档案相关事宜。
一、档案内容
档案材料主要涉及干部职工工作及学习过程中形成的供组织考察的各类资料，包括十大类：一是履历类材料，二是自传和思想类材料，三是考核鉴定，四是学历学位、职称、论文、培训，五是政审、审计类，六是党、团材料，七是表彰奖励材料，八是处分材料，九是工资、任免、招工、入伍、考察、职级并行、出国(境)审批，十是报到(派谴)证、计生材料。
二、档案管理
档案管理包括档案材料的收集、鉴别、整理和接交。
收集档案材料时应确保收集材料属归档范围，确保收集材料填写规范、真实完整。具体要求：①档案材料应当为原件;②档案材料载体使用国际标准A4型(长297毫米，宽210毫米)公文用纸，用黑色的中性笔填写(或打印);③属成套材料的，必须头尾完整。
经鉴别，符合归档范围的材料自材料形成之日起一个月内按要求履行移交手续送交档案室。自文件下发之日起，未及时移交的档案材料，档案室不再接收。
三、档案利用
档案利用主要包括查(借)阅、复制和摘录等。严禁拍摄复印档案内容，因工作需要取证的，经审查批准后方可复印。
查(借)阅档案一般要求2名以上共产党员按程序申请，
由档案室根据规定，确定是否提供和提供什么材料。严禁个人查(借)阅本人及其直系亲属的档案。档案一般不外借。确因工作需要外借的，由借阅单位履行审批手续，限期归还，不得转借。
查档(含复制、摘录)程序：查阅单位填写《查阅档案审批表》，经单位和主管单位负责人同意后，报档案室分管领导审批，人事干部持本人二代身份证及审批后的《查阅档案审批表》到档案室办理。不得凭借调查证明材料介绍信查档。
临猗县人力资源和社会保障局
20__年7月11日
档案制度案例篇10
为了加强档案管理，规范公司档案的收集、归档程序和方法，确保公司档案的完整性、准确性和系统性。提供符合公司需求和保证管理体系有效运行的证据。包括：公司过去和现在各级部门及员工从事业务、经营、企业管理、宣传等活动中所直接形成的对企业有保存价值的各种文字、图表、账册、凭证、报表、电脑盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。
一、档案资料的日常管理：
1、电子类合同或其他需要保管的电子文件，应当及时存放于档案室指定电脑硬盘内或制作专门光盘进行编号保存。
2、文件、合同资料要登记详细信息，并编制《文件(合同)管理记录目录》，以便检索利用。
3、文件资料、合同要科学排列，按编号顺序存放于文件盒内，并加以标识，整齐摆放在文件/档案柜中。
二、档案资料的归档范围
1、公司对外发出的公文，如给政府的请示报告类公文等;
2、公司收到的公文，如政府职能部门发来的与本公司有关的条例、规定、命令、决定、决议、指示、计划、核准文件、证书等文件;
3、本公司与其他单位来往的文书及权益文书和照片、录音、录像等;
4、公司领导的批示、指示等;
5、重要的会议材料，包括会议的通知、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等;
6、反映公司主要职能活动的报告、总结、工作日记、工作备忘等;
7、公司的各种工作计划、计划考核/总结、报告、统计报表及简报;
8、本公司与有关单位、个人签订的合同、协议书等文件正本及过程材料;
9、本公司干部任免的文件材料、员工奖励、处分、考核的文件材料、本公司员工劳动、工资、福利方面的文件材料等人事档案资料;
10、本公司发布的各类广告、宣传材料;
11、本公司的历史沿革、大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等;
12、外出公务活动(如学习、考察、调查研究、参加会议等)所获得或形成的档案资料;
13、财务档案资料;
14、各种实物档案;
15、其他具有利用和保存价值的&39;文件资料。
例如：
1)工程部：前期文件、施工文件、竣工文件、竣工图和声像材料(亦即内业资料、竣工资料、设备说明书等);其中前期文件由工程部负责收集，竣工图由施工单位负责编制;文书如外送文件、外来文件、有关人员出差带回来的文件等;
2)客服部：合同评审记录、房屋租赁合同、协议、广告宣传资料、客户资料、市场调研资料、外送文件、外来文件等;客户投诉记录、处理方案、落实反馈记录、客户满意度调查及分析记录等
3)管理部及办公室：联络函、活动计划、外送文件、外来文件等。
三、档案资料的归档要求
1、归档的文件资料必须完整、真实、准确，如请示和批复、复印本和正式稿和附件等必须齐全。
2、一般资料按一份原件归档，重要文件和高使用率文件可以根据需要，按二份原件存档。经办部门根据实际需要留存复印件或影印本。如因业务处理需要，原稿须由经办部门保管，应经总经理批准后妥善保存，办公室以影印本归档。
3、声像档案摄录必须详细记录事由、时间、地点、主要人物、背景、摄录者，归档声像资料必须是原版，在清晰、完整的特殊情况下可归档拷贝件。
4、子文件应有相应的纸质文件、资料一并归档保存，并做好电子文件存储设备信息的备份工作。
5、各种实物档案(奖品、奖杯、锦旗、奖章、证书、牌匾、馈赠品等)必须原件归档，并保持其完好无损。
四、档案资料的归档时间
1、即时归档下列文件(含电子、声像资料等)应在传阅、办理结束或取得后即时归档：
1)公司规定的密级文件;
2)重要文件，如政府批文、核准文件、证照等;
3)合同、协议书等正本及过程资料;
4)公司干部任免的文件材料以及关于职工奖励、处分、考核的文件材料;
5)其他认为需要即时归档的资料。
2、定期归档
1)部门应在每月底前整理归档当月文件，编制档案清单交办公室;
2)部门每年3月底前归档上年度文件与资料，并移交公司办公室;
3、电子声像档案的归档
1)重要电子声像档案应实时进行、随办随归。
2)一般电子声像档案归档应定期完成，一般每三个月一次上传数据。
3)每年3月底前必须向办公室移交上一年度的所有归档电子文件数据集，办公室核实后刻录成光盘并将数据上传到公司的云端保管。
五、档案保管
1、档案编号
1)档案按类别应赋予统一名称，其名称应简明扼要，以充分表示档案内容性质为原则，并且要有一定范畴，不能笼统含糊。
2)档案分类各级名称经确定后，应参照《档案分类编号规定》，将所有分类各级名称及其代表数字编号，用一定顺序依次排列，以便查阅。
3)档案分类编号内应预留若干空档，以备将来组织扩大或业务增多时，随时增补之用。
4)档案分类及编号的增补、修订等由办公室结合工作和部门要求，组织实施修订。任何部门和个人不得随意修改。
5)建立《档案目录》存于案卷盒内，便于查阅。
六、档案管理人员职责
1、按照有关规定做好文件材料的收集、整理、分类、归档等工作。
2、按照归档范围、要求，将文件材料按时归档。
3、工作人员应当遵纪守法、忠于职守，努力维护公司档案的完整与安全。
4、档案借阅的最长期限为两周;对借出档案，档案管理人员要定期催还，发现损坏、丢失或逾期未还，应写出书面报告，报总经理处理。
5、必须严格保密，不准泄露档案材料内容，如发现遗失必须及时汇报，追求责任。
6、不准拆卷及任意抽、换卷内文件或剪贴涂改其字句等;不得任意摘抄或复制案卷内容，如确有需要，必须经领导批准才能摘抄或复制。
7、必须爱护档案，保持整洁，不准在档案材料中写字、划线或作记号等。
8、不准转借，必须专人专用。
9、用毕按时归还，如需延长借阅时间，必须通知档案管理人员另行办理续借手续。
10、工作人员应当遵纪守法、忠于职守，努力维护公司档案的完整与安全。
七、档案保密要求
1、档案管理员和借阅档案的人员要树立高度责任心，加强保密意识，双方共同做好保密。
2、档案分一般档案和有密级档案两类。
3、有密级档案只许在档案室查阅，不许带离办公室。有密级档案复制时，需经项目经理或副总以上领导批准。
4、有密级档案只限归档人使用，其他人员利用需经部门总监或副总以上领导批准。
5、外来参观人员，统一由负责接待人答复问题和办理所需材料。
6、档案管理员丢失或擅自提供泄露机密，应根据情节轻重，给予纪律处分，直到依法追究刑事责任。
八、档案借阅、借出制度
1、档案属于公司机密，未经许可不得外借、外传。外单位人员未经公司领导批准不得借阅。
2、借阅档案资料，须经档案保管部门负责人批准。阅档必须在办公室指定的地方，不得携带外出。需要借出档案的，须经档案保管部门负责人批准。
3、借阅档案，必须履行登记、签收手续。
4、借出档案材料的时间不得超过一周，必要时可以续借。过期由档案管理员催还。需要长期借出的，须经分管副总经理批准。
5、借出档案时，应在借出的档案位置上，放一代替卡，标明卷号、借阅时间、借阅单位或借阅人，以便查阅和催还。
6、借阅档案资料者必须妥善保管档案资料，不得任意转借或复印、不得拆封、损污文件，归还时保证档案材料完整无损，否则，追究当事人责任。
7、借出档案材料，因保管不慎丢失时，要及时追查，并报告主管部门及时处理。
8、重要档案、机密档案不得借阅，必须借阅的要经分管副总经理同意，必须外借的，由总经理审批。
档案制度案例篇11
一、总则
集团的各项档案资料是集团行政办公和经营活动中不可缺少的要素。为规范集团档案管理工作并保证档案的完整性及保密性，理顺工作程序，明确工作职责，杜绝资料流失，特制定本制度。
1、凡集团总部各部门、各分子公司在工作活动中形成的，具有查考利用价值的文件材料，必须按规定定期向集团行政人事部提交备份，从而保证集团行政部作为集团档案管理对口部门档案资料的完整性、延续性、真实性。
2、集团总部行政人事部负责集团档案管理、文书立卷的工作，并对各分子公司档案管理工作进行监督、指导。各分子公司负责人应重视本单位文件资料的管理和文书立卷工作，配备专职或兼职人员负责此项工作。
二、归档范围
1、凡是反映公司工作活动、具有查考利用价值的文件材料(公文、电报、传真、图表、电子版资料、书信、报刊、录音、录像等)均属归档范围。
2、公司设立、变更的申请、审批、登记以及终止、解散后清算等方面的文件材料
3、公司股东会、董事会、监事会形成的文件材料;
4、资金借贷、业务往来方面的文件材料(含合同、重要报表、银企联系函件等)
5、政府、项目批文、合同;
6、公司制度体系、会议纪要、内部发文(包含总经理批示后的各项工作流程、公司决定等);
7、工程进度计划控制文件(含各业务单位往来函件等)、工程初设、修改、竣工图纸;
8、各分子公司及集团总部各部门年度工作计划及资金计划;
9、公司签定的各类合同(含商品房买卖合同);
10、公司有效证照、证件、印章;
11、具有法律效力及保存价值的文件;
12、公司重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等;
13、员工电脑中与公司有关的电子版资料、文件等;
14、集团、各分子公司获得的社会荣誉资料;
15、其他有必要归档管理的资料。包括声像形式记录下来的对公司经营活动产生作用的各种资料，上级领导、名人、友人、协作单位提供和赠送的题词、书画、文献资料、有纪念意义的各种工艺制品等。
三、立卷归档要求
1、集团行政人事部应即时做好档案归档分类保管;各分子公司应在每季度最后一天以前将上季度办理完毕、需归档的文件材料整理、立卷，向集团行政人事部提交备份。
2、集团各部门应及时向行政人事部移交发生的档案材料，如有些材料还需使用，也应先按立卷归档后再办理借阅手续;各分子必须严格遵守归档制度，不得无故延期或不交应归档的备份文件材料。
3、各分子公司向集团行政人事部提交备份档案时，要严格履行移交手续，按文件材料分类造册，随移交备份档案提供两联清单，注明移交人，待总部行政人事部专人签收后各留存一联清单备查。
4、归档案卷的总要求是：遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同价值，便于保管和利用。具体应做到下述几点：
(1)归档的文件材料种类、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。
(2)在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件立在一起，不得分开;文电应全在一立卷。
(3)卷内文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后;正件在前，附件在后;印件在前，定稿在后;
(4)卷内文件材料应按排列顺序依次编写页号或件号。装订的案卷，应统一在有文字的每页材料正面的右上角、背面的左上角填写页号;不装订的案卷，应在卷内每份文件材料的右上方编号，图表和声像材料等也应在图表上或声像材料的背面编号。
(5)按各类档案资料的保密级别、保存期限，案卷必须以规定的格式逐件填写卷内文件目录，对文件材料的题名不要随意更改和简化;没有题名应拟写题名，有的虽有题名无实质内容的也应重新拟写：没有责任者、年、月、日的文件材料要考证清楚，填入有关项内;卷内文件目录放在卷目。
(6)声像材料应用文字标出摄像或录音的对象、时间、地点、中心内容和责任者。
四、档案保管期限
1、文书档案的保管期限定为永久、长期和短期三种。长期为十六至五十年左右，短期为十五年以下，三年以上。
2、确定集团档案保管期限的原则
(1)凡是反映公司主要职能活动和基本历史面貌的，对本公司有长远利用价值的档案，列为永久保管。
(2)凡是反映公司一般活动，在较长期时间内对公司工作有查考利用价值的文件材料，列为长期保管。
(3)凡是在较短时间内对公司有参考价值的文件材料，列为短期保管。
五、档案保密级别
1、档案分一般档案和有密级档案两类。档案密级分为绝密、机密二级。档案的密级由档案提交人提议，行政人事部经理核定密级。
2、有密级档案只许在档案室翻阅，不许带离本室;有密级档案复制时，需经办公室主任(行政人事部经理)及副总以上领导批准。
3、有密级档案只限归档人使用，其他人员使用需经办公室主任(集团行政人事部经理)及副总以上级领导批准。
4、对已到保密期限的档案要请相关部门领导和办公室主任(集团行政人事部经理)鉴定解密，对解密档案作一般档案管理，及时提供利用。
六、档案的借阅
1、各部门因工作需要，借阅本部门的业务档案需经本部门领导批准，然后到档案管理员处填写档案调阅登记簿，方可借阅。
2、公司各部门借阅非本部门的业务档案须经档案所属部门同意或办公室主任(集团行政人事部经理)批准。
3、借阅档案必须严格履行登记手续，归还的档案要进行检查、清点，并在登记薄上注销。
4、借阅档案的人员，不得泄密、涂改、折散、转借复印和携带档案外出，如有特殊情况需要转借或携带档案外出时，须经办公室主任(集团行政人事部经理)批准。
5、有密级的档案调阅、复制时均需办公室主任(行政人事部经理)及副总以上领导批准。
6、借阅的档案用完后，应及时归还，借用时间一般不得超过十天。
7、借阅人对档案要妥善保管，不得遗失。
8、凡借阅的档案、文件一律不得私自复印，如工作需要，应按公司有关保密规定办理。
七、电脑档案的管理
1、所有员工使用的电脑必须指定专门的区域存放公司相关的文件、资料，在指定存放区域里设定工作人员专用文件夹，使用电脑工作人员将各类文件、资料在该文件夹中设定子文件夹分类存放。
2、各分子公司办公室主任(集团行政人事部经理)即为电脑档案管理责任人。公司所有员工须到电脑管理责任人处对存档电脑区域、文件夹名称进行如实登记;各电脑档案管理责任人须定时对本单位的电脑按照登记存放区域进行检查。
八、档案的鉴定与销毁
1、集团行政人事部定期对所保存的档案进行鉴定，对于保存期限已满的档案材料，按规定进行销毁。
2、档案鉴定工作由集团行政人事部经理主持，有关部门参加，组成档案鉴定小组，对被鉴定的档案进行逐件审查，提出存毁意见。
3、档案材料鉴定小组审定，并经集团总裁批准后，方可销毁。
4、销毁档案材料，要由二人以上并在指定地点进行监销，监销人要在销毁清册上签字。
九、罚则
1、集团各分子公司凡违反本制度，无故延期或不交应归档的备份文件材料的，一经发现，限期上交，经催交仍拖延不交的，除责令其文件部门负责人和单位领导写出书面检查外，各罚款100元～500元，并予以集团内通报批评。
2、集团所有员工凡违反制度第六条第4项，泄露公司档案秘密的，涂改、拆散或未经办公室主任(集团行政部经理)批准转借、复印或携带档案外出的，视具体情况，对其部门领导和当事人各罚款500元～1000元，并予以通报批评;如造成恶劣后果者，视情况严重程度追究其法律责任。
3、集团所有员工凡违反本制度第六条第6项，不按借阅期限归还的，限期归还并责令其当事人写出书面检查。
4、集团所有员工凡违反本制度第六条第7项，遗失档案的，应立即报告，如因遗失档案，泄露公司商业秘密，造成恶劣后果者，视情况严重程度追究其相关责任。
5、档案管理员丢失、规范档案调阅流程或擅自提供泄漏档案机密，应根据情节轻重，给予纪律处分及相应罚款，直至依法追究法律责任。
6、集团所有员工凡违反本制度第七条，不按规定存放电脑档案，不按规定接受检查者给予相应的纪律处分及罚款。
十、附则
1、本制度自20__年9月1日生效。
2、本制度由集团行政人事部负责解释。
3、各子公司应根据本制度，结合本单位的实际情况，制定具体实施细则。
4、以往的相关规定与本办法不一致的，以本制度为准。
档案制度案例篇12
档案建设是全面建设和长远发展的最基础性的、不容缺失的重要内容。全体工作人员都要树立强烈的档案管理意识，从每个人员、从每项工作、每个环节做起，认真加强档案建设。
(一)档案收存的范围1、行政档案：①上级下发的各类文件②发出的的各类文件
③及各部门工作计划、规划、总结、请示、报告、函复、文稿等
④各种会议通知、会议记录及会议纪要、讲话文稿等⑤出具的或盖章的信函、报表等⑥各类统计资料2、人事档案
①在编人员的档案材料②人员招聘的相关材料
③各类工作人员的登记表、花名册、及相关资料。④工作人员聘用合同、工资待遇审批表及相关资料。⑤挂靠人员相关资料以及挂靠单位的委托通知、协议、待遇及支付方式等。
⑥工作人员政治身份、职务、级别、岗位、待遇变化的相关资料。
⑦工作人员年度考评资料、鉴定及各类奖惩的组织正规结论及相关材料。⑧工作人员申请、申诉及其它信息资料。3、财务档案
①日常支出的财务凭证、账目、审批手续及报表。②年度预算、中期预算调整、决算及审批资料。③专项收、支的立项计划、执行情况及审批资料。④对外投资、借贷及合作项目的财务执行情况跟踪监管的相关资料。
⑤各种税费、社保金交纳的相关资料。⑥固定资产购置、使用、核销的相关资料。⑦年度、季度及专项财务分析报告。4、业务档案
①历年以省局名义或经济发展中心、培训中心、职业技能鉴定指导中心名义上报、下发的相关培训、职业技能鉴定及其它业务项目文件。
②历年培训、职业技能鉴定及其它业务工作计划、总结及相关资料。
③各类教材、教案、大纲、复习题库等资料。④教员、考评员队伍相关资料。⑤各类、各批学员报名、学习、考试、考评发证或学分登记相关资料。⑥各类业务会议纪要(记录)、合作协议、项目意见书等相关资料。
⑦因业务需要购置的(或上级下发的)杂志、图书、资料、音像制品及自制的照片、录相、录音资料等。
⑧网络建设相关资料。
⑨重大专项活动的筹备、组织实施、总结等专题项目资料。
⑩历年物业管理、机关食堂管理的相关资料。○
11其它有价值的资料。(二)档案管理体制：
档案实行统一管理。部门分类管理的二级管理体制。1、建立档案室，对及各部门档案资料正本统一管理。办公室分工专人管理档案。
2、人事、行政财务档案由直接管理。业务档案由各部门专(兼)职档案管理员负责对本部门档案资料进行采集、建档;正本交档案室管理，副本留部门使用。
3、分管主任为档案建设责任人。各部门主任为部门档案建设责任人。及各部门专(兼)职档案管理员对各自负责的档案负直接责任。
4、根据工作需要，主管会计可在财务室保留当年和前一年的财务档案，尔后逐
年建档移送档案室保管。各部门业务档案副本在部门保留时间控制在五年以内。第六年起向档案室移交。
(三)立卷和归档
1、各部门办理完毕的文件、资料经过挑选，分项或分类立卷、编号归档。
2、一般文件资料应分级、分类按时间先后编号立卷。原则上一年成卷。年终归档。
3、人事档案分综合与个人二类建档。综合档案年初立卷、年终归档。个人档案随机立卷并归档。
4、重大专项活动一般在立项时建档，项目完成后成卷并及时归档。
5、各部门业务档案(除专项档案外)要在年初分类立卷，次年初归档。
6、凡具有法律性文书，一经生效即要归档。凡涉密性文件，即时形成，即时归档。
7、各类图书、杂志、报纸、音像资料要及时收集，立卷归档。
8、对有价值的外部信息，网络维护员和档案管理员要逐日浏览，及时收集，立卷归档。
9、归档要求：①档案必须具有真实性。所有资料应为原始资料。②档案必须具有完整性。每个案卷力求资料齐全。③档案必须具有价值性。立卷要避免杂乱无章，做到分类、分项、分目清晰;要避免重复立卷，同一事件只立一个卷目;要准确分类，不同类型的资料，不能混合立卷。
(四)档案保管和使用
1、档案管理人员只要对档案卷宗分类编号、登记注明立案单位、姓名、类别、内容页数，并对案卷确定密级编制页码、分类存放，做到分类清晰、放置有序，便于查阅。
2、档案室要设置防潮、防蛀、防火的档案柜(箱)，安置防盗门、窗和消防器材，确保档案安全。
3、和各部门档案要分工专人保管，在人员变动时，要认真做好移交。
4、档案管理人员要加强责任心，切实按要求管理好档案，切实做到不损坏、不丢失、不错漏任何案卷(含音像网络资料)。
5、要强化保密观念。凡涉密档案按照保密法规执行。6、档案借阅必须填写申请表，经分管领导批准后方可借出，并按申请使用时限及时收回。复制档案必须报经分管领导批准。未经批准借出、复制、遗失、损坏者，要按损失大小，追究责任。
档案制度案例篇13
一、本办档案材料（包括音像档案资料，下同）由综合科和有关业务科集中统一管理，任何个人不得私自存放。
二、档案的收集、整理、移出、销毁必须按《档案法》和上级档案管理部门有关规定办理，严禁擅自销毁或出售档案。
三、凡是调阅档案，一律凭单位介绍信，经档案管理人员审核后，方可提供查阅。
四、档案必须在档案所在科室内查阅，不得出借，如有特殊情况需出借、复印、抄录等，须经分管副主任同意后方可进行。
五、严禁档案使用者私自抄录、复印、涂改、拆开、撕毁档案。档案管理人员应当在调阅者归还档案时进行必要的检查，确保档案完好无损。
六、本局全体工作人员必须严格执行党和国家的保密、保卫制度，杜绝档案中机密文件和材料遗失、泄密事故的发生，确保档案安全。
七、档案存放处要保持清洁卫生，存放档案要井然有序，排列有系统化，以便调阅。
八、档案管理人员因工作调动，须按规定办理交接手续。
档案制度案例篇14
一、档案管理的范围
本公司所有需要归档的文件资料，包括：对公司在经营活动中形成的包括行政事务、企业管理、劳动人事、培训教育、安全管理、后勤服务、外事工作等有保存价值的原始材料，在生产经营管理上形成的经营决策、计划工作、统计工作、物资管理、产品销售、财务管理、生产调度、设备工装（模具）管理、能源管理等方面有保存价值的原始材料。
二、档案的管理部门
公司综合事务部为档案管理的职能部门，负责公司各类档案的管理工作。对公司各类档案进行收集、整理和归档。各部门根据工作需要配备专（兼）职档案管理人员，负责档案进室前的收集、整理和保管工作。各部门的档案管理人员应按照明确的归档时间和归档范围，定期向档案管理部门移交档案，确因工作需要继续使用的文件资料，原件移交档案室，使用部门留存复印件。接收档案必须认真验收，并办理交接手续，维护档案的完整与安全，使档案更好地为公司各项工作服务。
三、档案的分类
在切实遵循《中国档案分类法》前提下，根据公司实际情况，将所涉及的档案划分为十大类：
1、行政管理。
2、人事管理。
3、财会档案。
4、生产经营管理。
5、技术质量安全管理。
6、基建档案。
7、外来文件。
8、声像档案。
9、实物档案。
10、其他档案。
财会档案是公司财务工作过程中形成的凭证、账簿、报表等相关资料的收集、整理、归档。
实物档案是公司各类活动中形成的如模型、样品、赠品、证书、奖杯奖旗等实物。以上十类档案中，每一大类档案内容又要根据需要及实际情况分成若干小类进行管理。
四、归档要求
1、归档的文件材料要完整、系统、准确。
2、归档的文件材料必须是原件。如是传真件等不易保存的文件材料，应留复印件，并将复印件与原件一起存档，并加以说明。
3、存档的文件、材料应按照自然形成、保持历史联系的原则，并按立卷要求特征及文件内容进行科学分类、立卷和编目编号。
4、档案名称的填写要注意内容准确，文字简练通顺，结构完整，必须揭示卷内文件的内容和成份，并区分保管期限。卷内文件应按问题或文件形成的时间系统地排列，按顺序编号，填写“卷内目录”。目录各项必须填写清楚（一律使用黑色中性笔填写），字迹工整、清晰，装订整齐。
5、档案盒（袋）内文件的排列：档案袋内文件应区分不同情况进行排列，密不可分的文件依序排列在一起，即章程、批文在前，计划、总结在后；正本在前，附件在后；印件在前，定稿在后；案件材料中结论性材料在前，依据性材料在后。其它文件按文件的重要程度或形成时间先后排列。
6、文件归档份数：一般归档1份，重要的和经常使用的文件归档2份或3份。对无保存价值和重复文件，需要办理销毁手续。
7、归档时间：部门或责任人应于相关工作结束后立即（最迟一周内）将应立卷归档的文件整理立卷，向公司档案管理部门移交归档。
五、档案的查阅和借阅
1、查阅档案应填写档案查阅登记表，写明查阅时间、查阅内容、查阅目的等。有关人员应在档案室内查阅档案资料，阅后及时归还。
2、查阅档案资料时一般不得对其进行复制。确有特殊情况必须复制的，应填写档案资料复制申请单，经所在部门经理签署意见后方可复制。
3、原则上本公司内部工作人员因工作需要都可以借阅，但必须由所在部门出具借阅申请并由部门经理签名认可。借出档案时应注意档案的密级要求以及借阅人的相关权限。借阅档案时应做到以下几点：
（1）借阅者不得自拿、自取、自放档案，严禁擅自打开档案柜翻阅查找。
（2）按规定办理登记手续，定期归还，确因工作需要不能按时返还的，需办理续借手续，否则按管理规定停止借阅。
（3）要爱护档案，不得丢失，并注意保密，不得擅自转借他人。
（4）所借档案不得随意折叠和拆散，严禁对档案随意更改、涂写。
（5）借出和归还档案时，应办理清点手续，由档案管理员和借阅者当面核对清楚。
（6）档案如有丢失、损坏或泄密，要立即追究当事人责任。
（7）调离本单位的工作人员，必须清理移交档案文件后方可办理调离手续。
六、档案的移交
档案移交必须办理移交手续，填写移交清单，经移交人签字，接收方核对签收。
七、档案的保管
1、要做好档案的防火、防虫、防盗、防尘、防阳光直射“五防”工作。
2、档案柜所在办公室严禁吸烟。
3、档案管理人员要定期对档案进行安全检查，发现问题要及时向领导报告，并采取补救措施。
4、对于不易继续保存的档案资料，应及时予以复制；对于已破损的档案资料应及时予以修复。为做好档案的提供和利用工作，所有文件资料均应按照其分类组卷，并按照其性质分为短期、长期、永久三类分别保管。
5、档案管理部门除外，其他各部门人员不得查阅与自己工作内容无关的档案资料。
八、档案的销毁
公司对各类档案每二年进行一次鉴定。对超过保管期并经鉴定无保留价值的档案做出销毁处理意见，报总经理批准后予以销毁。