公司档案及文件管理制度

制度可以是法律、政策、法规、惯例、程序、准则、标准等，不同类型的制度在各个领域都有不同的形式和应用。下面小编给大家提供一些公司档案及文件管理制度参考，希望对大家写公司档案及文件管理制度有帮助。

公司档案及文件管理制度篇1

第一条为了规范公司档案管理工作，保证档案的完整性及保密性，理顺工作程序，明确工作职责，杜绝资料流失，特制定本制度。

第二条档案管理机构及其职责

1、公司档案工作实行二级管理，一级管理是指公司综合管理部的统筹管理；二级管理是指各部门的档案资料管理工作。

2、综合管理部档案管理员负责公司所有档案资料的统一收集管理，各部门的档案管理员负责本部门档案资料的使用管理。

3、档案管理人员要严格执行公司档案管理规定，认真细致地做好档案保管以及利用工作，充分发挥档案资料的作用。

4、综合管理部档案管理员有职责对二级档案管理工作进行监督和指导，每年对二级档案管理进行一次检查验收。

第三条归档制度

1、凡是反映公司战略发展、生产经营、企业管理及工程建设等活动，具有查考利用价值的文件资料均属归档范围。

2、凡属归档范围的文件资料，均由公司集中统一管理，任何个人不得擅自留存。

3、归档的文件资料，原则上务必是原件，原件用于报批不能归档或相关部门保留的，综合部保存复印件。

4、凡公司业务活动中收到的文件、函件承办后均要及时归档；以公司名义发出的文件、函件要留底稿及正文备查。

5、业务活动中涉及金融财税方面的资料，由财务部保存原件；属于人事方面的资料，由人力资源部保存原件；属于工程建设方面的，由规划建设部保存原件。以上部门应将涉外事务的复印件报综合管理部备案。

6、由公司对外签订的经济合同，应保留三份原件，综合管理部保存一份，财务部及合同执行（或签订）部门各保存一份。特殊状况只有一份原件时，由综合部保存原件。

7、在归档范围内的其他资料，由经办人整理后连同有关资料移交综合管理部档案室。部门需要使用的可复印或复制，归档范围外的由各部门自行保管。

第四条档案保管制度

1、公司综合管理部设存放档案的专门库房，各部门应根据保存档案数量，设置存放档案的箱柜，并具备防火、防潮、防虫等安全条件。

2、归档资料要进行登记，编制归档目录。

3、档案管理员要科学地编制分类法，根据分类法，编制分类目录；根据需要编制专题目录，完善检索工具，以便于查找。

4、档案要分类、分卷装订成册，保管要有条理，主次分明，存放科学。

5、库存档案务必图物相符，帐物相符。

6、档案管理人员要熟悉所管理的档案资料，了解利用者的需求，掌握利用规律。

7、根据有关规定及公司实际状况，确定档案保存期限，每年年终据此进行整理、剔除。

8、经确定需销毁的档案，由档案管理员编造销毁清册，经公司领导及有关人员会审批准后销毁。销毁的档案清单由档案员永久保存。

9、严格遵守档案安全保密制度，做好档案流失的防护工作。

10、凡公司工作人员调离岗位前务必做好资料移交工作，方可办理调动手续。

第五条档案借阅制度

1、档案属于公司机密，未经许可不得外借、外传。外单位人员未经公司领导批准不得借阅。

2、借阅档案资料，须经档案保管部门负责人批准。阅档务必在办公室指定的地方，不得携带外出。需要借出档案的，须经档案保管部门负责人批准。

3、借阅档案，务必履行登记、签收手续。

4、借出档案材料的时光不得超过一周，必要时能够续借。过期由档案管理员催还。需要长期借出的，须经分管副总经理批准。

5、借出档案时，应在借出的档案位置上，放一代替卡，标明卷号、借阅时光、借阅单位或借阅人，以便查阅和催还。

6、借阅档案资料者务必妥善保管档案资料，不得任意转借或复印、不得拆封、损污文件，归还时保证档案材料完整无损，否则，追究当事人职责。

7、借出档案材料，因保管不慎丢失时，要及时追查，并报告主管部门及时处理。

8、重要档案、机密档案不得借阅，务必借阅的要经分管副总经理同意，务必外借的，由总经理审批。

第六条二级档案应根据资料的性质和部门需要，每三年移交一次，务必保留的尽量留复印件，其余资料交综合管理部统一保存。

第七条本制度从二O__年十月一日起执行。

公司档案及文件管理制度篇2

为进一步加强档案管理工作，夯实档案工作基础，切实提高档案管理水平，有效地保护和利用档案，根据《干部人事档案工作条例》，现制定管理办法如下：

本办法适用于我县机关事业单位副科级以下的管理人员、专业技术人员和工勤人员的档案管理工作，实行单位一把手负责制，选配政治素质好、作风正派的专门工作人员(以下简称人事干部)负责本单位档案的收集、整理、保管、接交和利用工作，并保证人员相对稳定。

档案工作应遵循五大原则，即党管干部、党管人才，依规依法、全面从严，分级负责、集中管理，真实准确、完整规范，方便利用、安全保密。

各单位人事干部主要负责本单位档案材料的收集、整理、移交和保管保密的工作，负责本单位档案的查(借)阅等档案利用工作，负责接交的档案材料真实准确，完整规范，坚决杜绝非专职人员办理档案相关事宜。

一、档案内容

档案材料主要涉及干部职工工作及学习过程中形成的供组织考察的各类资料，包括十大类：一是履历类材料，二是自传和思想类材料，三是考核鉴定，四是学历学位、职称、论文、培训，五是政审、审计类，六是党、团材料，七是表彰奖励材料，八是处分材料，九是工资、任免、招工、入伍、考察、职级并行、出国(境)审批，十是报到(派谴)证、计生材料。

二、档案管理

档案管理包括档案材料的收集、鉴别、整理和接交。

收集档案材料时应确保收集材料属归档范围，确保收集材料填写规范、真实完整。具体要求：①档案材料应当为原件;②档案材料载体使用国际标准A4型(长297毫米，宽210毫米)公文用纸，用黑色的中性笔填写(或打印);③属成套材料的，必须头尾完整。

经鉴别，符合归档范围的材料自材料形成之日起一个月内按要求履行移交手续送交档案室。自文件下发之日起，未及时移交的档案材料，档案室不再接收。

三、档案利用

档案利用主要包括查(借)阅、复制和摘录等。严禁拍摄复印档案内容，因工作需要取证的，经审查批准后方可复印。

查(借)阅档案一般要求2名以上共产党员按程序申请，

由档案室根据规定，确定是否提供和提供什么材料。严禁个人查(借)阅本人及其直系亲属的档案。档案一般不外借。确因工作需要外借的，由借阅单位履行审批手续，限期归还，不得转借。

查档(含复制、摘录)程序：查阅单位填写《查阅档案审批表》，经单位和主管单位负责人同意后，报档案室分管领导审批，人事干部持本人二代身份证及审批后的《查阅档案审批表》到档案室办理。不得凭借调查证明材料介绍信查档。

公司档案及文件管理制度篇3

一、文书档案归档制度

1.各部门在各项活动中形成的具有价值的文件、材料均属归档范围，交行政部统一管理。

2.各部门形成的文件、材料由兼职档案员(各部门内勤)收集、审定、整理、立卷。

3.归档的文件材料应齐全、完整、准确可靠(文件的正文与附件、印件与底稿、请示与批复)无缺页、破损现象。

4.下发文件不仅要在硬盘、软盘中保存留档，还应留有书面材料存档。

5.凡归档的文件必须留原件存档，书写整齐，用毛笔、蓝黑色钢笔、碳素笔抄写，如有不符合要求的档案员有权退回原部门重新书写。

6.重要文件如部门需用可进行复印，但原件必须归档。

7.机关工作人员外出学习、考察、参加会议带回的文件、一律交办公室统一登记、立卷、归档管理。

二、专职档案工作人员岗位责任制

1.认真学习专业知识，贯彻执行《档案法》、《档案法实施办法》，热爱本职工作，忠于职守，维护党和国家利益，工作尽职尽责，自觉遵守档案工作各项规章制度。

2.负责公司各种档案资料的收集、分类、整理、编目、排列、上架、保管、借阅、鉴定、销毁、移交等工作。档案质量和工作质量符合“规范”要求。

3.负责公司有关部门档案工作监督指导、业务培训工作。

4.负责档案库房各项制度的落实。

5.积极提供档案的利用，充分发挥档案利用效果，认真总结经验，为领导决策和机关各项工作提供优质服务。

三、兼职档案工作人员岗位责任制

1.各部门配备一名兼职档案员，负责本部门文件、材料的收集、整理、归档立卷工作。

2.兼职档案人员要热爱档案工作，熟悉业务，工作认真负责，把好案卷质量关，按时完成兼管档案的任务。

3.兼职档案员应于次年2月底前，将整理好的档案向档案室移交。

4.严格执行各项档案管理制度。

5.接受本公司专职档案员的监督指导。努力学习档案业务知识，不断提高业务水平。

四、部门立卷制度

1.凡本部门在各项活动中形成的文件、具有保存价值的资料均属本部门立卷归档范围。

2.各部门兼职档案员，负责对本部门的文件资料进行收集、审定、整理、立卷。

3.兼职档案员要严格遵守相关的规章制度及各项档案管理制度，按综合档案室提出的各项要求立卷，保证立卷质量。

五、档案保管制度

1.各门类档案由综合档案室集中统一管理，配备档案员负责档案的保管工作。

2.按照档案管理有关规定，对各类档案应做到存放合理，排列有序，查找方便。

3.档案员对室藏档案材料要经常进行检查，对已到借阅期限尚未归还的档案材料，要及时跟踪追还，防止丢失。

4.库房要保持清洁卫生，温度要经常保持在14—24℃，相对湿度要保持在45—60%，防止危害档案的现象发生。

5.档案库房内做到“八防”即防盗、防光、防高温、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫，定期检查。

6.库房内严禁吸烟，严禁存放易燃、易爆危险品，停电时，一律用手电照明，不得使用易燃器具。

7、与档案库房无关人员一律不得进入，随时关好库房门窗，确保安全。

六、档案规则

1.档案工作人员要提高警惕性，遵守纪律，坚持原则，认真执行各项制度。

2.凡到综合档案室查阅档案者，都要认真遵守安全制度，严格履行档案查阅手续，档案原则上不准带出档案室，确需带出时须经主管领导批准并在指定时间内归还档案室。

3.查阅档案时，不得翻阅与查阅内容无关的文件材料、无关人员不准进入档案室。

4.本公司工作人员不准将文件、材料带进公共场所和其他场所，不准带回家中，要及时交给档案管理部门。

5.对于违反规定，泄露国家公司机密或造成一定后果者要依据《法》的规定，严肃处理并追究其责任。

七、档案借阅制度

1.借阅档案要严格遵守档案管理制度，凡借阅者，应自觉履行借阅手续。

2.凡借阅档案，需经主管领导批准。外单位人员借阅档案，应持单位介绍信，经主管领导同意后，方可办理借阅手续，并在借阅期限内按时归还。

3.借阅人员对档案材料妥善保管，注意，不得以任何理由转借他人。

4.借阅人员未经领导批准，不得复印、抄写档案资料。

5.档案管理人员对归还的借阅材料要认真进行检查，确认档案材料完好无损时，方可办理归档手续。对摘抄、复制的档案材料，经认真核对，正确无误时，方能签字盖章。

6.一旦发现档案材料在借阅过程中被拆、涂抹或缺失等毁损现象，要及时向主管领导汇报，并追究有关人员的责任。

八、其他

解释权归公司行政人事部。

公司档案及文件管理制度篇4

一、根据档案工作业务的有关要求，集中统一管理档案的原则，凡是本公司各种门类和载体的档案由综合档案室集中管理，不得分散保存。

二、档案室对档案的收进、移出、保管、利用、移交要进行登记和统计，做到数据准确、详实。

三、档案室做到防盗、防光、防高温、防水、防潮、防尘、防鼠、防虫、防火，维护档案的完整与安全。

四、档案的销毁、、解密，由本局档案鉴定小组提出意见。销毁过期档案，应登记造册，经领导人批准签字，报上级业务部门备案，同意后方可销毁。

五、查阅档案时，要履行借阅登记手续，当面清点，用后及时归还。档案若有破损或字迹模糊，应及时修补和复制。

六、档案工作人员工作调动，必须办理移交手续，双方交接清楚，领导认可方能离开岗位。

公司档案及文件管理制度篇5

一、为规范公司档案管理，增强公司档案的实用性和有效性，特制定本制度。

二、归档范围

公司的规划、年度计划、统计资料、财务审计、会计档案、劳动工资、经营情况、人事档案、会议记录、决定、委托书、协议、合同、项目方案、通知等具有参考价值的文件资料。

三、公司的档案管理由总经理办公室档案室档案管理员负责。

四、档案管理员的职责：保证公司及各部门的原始资料及单据齐全完整、安全保密和使用方便。

五、资料的收集与整理

1、公司的归档资料实行"季度归档"及"年度归档"制度，即：每年的四、七、十和次年的一月和每年二月份为公司档案资料归档期。

2、在档案资料归档期，由档案管理员分别向各主管部门收集应该归档的原始资料。各主管部门经理应积极配合与支持。

3、凡应该及时归档的资料，由档案管理员负责及时归档。

4、各部门专用的收、发文件资料，按文件的密级确定是否归档。凡机密以上级的文件必须把原件放入档案室。

5、档案管理员根据公司的《文书立卷归档管理制度》实施档案归档整理。

六、资料的分类与归档

1、公司档案资料的分类依据《文书立卷归档管理制度》的有关规定执行。

2、公司档案资料的归档每年一次，属于平时立卷归档的不在此规定范围内。

七、档案的借阅

1、总经理、副总经理、总监、总经理办公室主任借阅非密级档案可直接通过档案管理员办理借阅手续。

2、因工作需要，公司的其他人员需借阅非密级档案时，由部门经理办理《借阅档案申请表》送总经理办公室主任核批。

3、公司档案密级分为绝密、机密、秘密三个级别，绝密级档案禁止调阅，机密级档案只能在档案室阅览，不准外借；秘密级档案经审批可以借阅，但借阅时间不得超过4小时。秘密级档案的借阅必须由总经理或分管副总经理批准。总经理因公外出时可委托副总经理或总经理办公室主任审批，具体按委托书的内容执行。

4、档案借阅者必须做到：

①爱护档案，保持整洁，严禁涂改。

②注意安全保密，严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失。

八、档案的销毁

1、公司任何个人或部门非经允许不得销毁公司档案资料。

2、当某些档案到了销毁期时，由档案管理员填写《公司档案资料销毁审批表》交总经理办公室主任审核经总经理批准后执行。

3、凡属于密级的档案资料必须由总经理批准方可销毁；一般的档案资料，由总经理办公室主任批准后方可销毁。

4、经批准销毁的公司档案，档案管理员须认真核对，将批准的《公司档案资料销毁审批表》和将要销毁的档案资料做好登记并归档。登记表永久保存。

5、在销毁公司档案资料时，必须由总经理或分管副总经理或总经理办公室主任指定专人监督销毁。

第6篇：公司员工档案管理制度

1、员工原始档案是指员工的正式人事资料。凡本企业录用的具有本市城镇户口的员工，其原始资料由本企业调入、保管。

2、凡本企业录用的具有城镇常住户口的员工，自签订劳动合同试用期满后，按本企业调档要求，将本人档案调至人资行政部。因特殊情况不能再指定期限内完成调档手续的，本人须向人资行政部提交详细的书面说明材料，未经批准不调档者或逾期未调档者企业有权与期解除劳动合同。

3、原始人事档案资料的验收、补充、鉴别、归档和保管由人资行政部负责办理。

4、查阅原始人事档案管理规定：

（1）查阅员工原始人事档案前必须填写《查阅员工人事档案申请单》，经主管领导审批后，由人资行政部统一办理，其它任何部门无权查阅员工原始档案。

（2）查阅员工原始人事档案所获资料，由人资行政部统一保存或使用后统一销毁。

（3）员工存档卡由人资行政部负责统一保管，员工离职办理完毕各种手续后，退回本人或由人资行政部负责办理原始档案调出手续。

（4）非本企业人员查阅原始档案，原则上不予办理，政府职能部门如查阅员工原始人事的档案，按原始人事档案查阅审批程序，人资行政部协调办理。

（5）员工在本企业工作期间，如有些情况需存入其原始人事档案中，需填写《员工原始人事档案补充资料申请表》，经主管领导审批后，由人资行政部办理。

5、员工业绩、培训档案：

员工业绩、培训档案是自员工上岗之日起建立的档案资料，包括员工的身份证、学历证书等相关证件的复印件，员工在工作期间的各种培训及对员工评价、考核等。

（1）人资行政部负责员工的培训、业绩档案的整理归档及日常管理。

（2）员工培训、业绩档案实行分级管理。部门主管级以上的员工档案单由人资行政部部长或其指定负责人进行日常管理。主管级以下（不含主管级）培训、业绩档由人事文员管理。

（3）部门部长可以调阅本部门员工的培训、业绩档案。

（4）员工培训、业绩档案按国家有关档案管理规定记入员工的人事档案。

（5）员工离职后，员工的培训、业绩档案由人资行政部留存作为备查。

公司档案及文件管理制度篇6

第一章总则

第一条目的

为适应公司快速发展的需要，推进行政办公物品的规范化管理，控制办公费用，本着节约高效的原则，特制订本制度。

第二条适用范围

本制度适用于公司所属各部门。本制度所指办公用品为员工日常办

公所用文具（文件夹、档案袋），办公自动化所需用的耗材（含U盘、数码相机、硒鼓墨盒等）、办公设备（含电脑、复印机、打印机、传真机等）以及办公家具（含桌、椅、柜等）。

第二章办公用品的分类

第三条行政办公物品的分类

行政办公物品分三类：办公固定资产、办公低值资产、办公用品。

1、办公固定资产指使用期限在两年以上，在使用过程中保持原有的实物形态，单位价值在20__元及以上的各种办公家具及办公设备。

2、办公低值资产是指使用期限较长，在使用过程中不易损耗，单位价值在20__元以下500元以上的各种办公家具及办公设备。

3、办公用品是指使用期限较短，价值较低，在使用过程中容易消耗的各种办公类资产。

第三章行政办公物品的管理职责

第四条行政部的主要职责：行政部是行政办公物品的综合管理部门，负责对行政办公物品支出情况进行监督、控制，其管理职责主要包括：

1、供应商选择及管理；

2、组织各部门行政物品管理程序监控；

3、年度。每月办公物品开支计划的编制、报批和执行；

4、行政办公用品的分配、调拨、维修和报废；

5、配合财务部对办公物品进行盘点，建立行政办公物品台账，负责

日常维护和修理。

第五条部门资产负责人的主要职责：认真贯彻执行公司的资产管理制度；各部门有专人负责本部门资产的保管和资产增减、转移、维护、报废与监督记录；合理调配本部门室内的办公设备等资产；

第六条资产使用人的主要职责：应该爱护公司财产，合理使用办公设备，由人力资源部协助负责培训员工爱护国有资产意识，正确使用办公设备。如果因使用不当，人为破坏，由使用人自行付费维修，并报送人行部门进行维修登记。

第四章行政办公物品采购

第七条办公用品采购

1、行政部每月按各部门需求编制统一采购计划、编制资金使用计划，纳入公司的全面预算，报公司财务部列入每月全公司资金计划。

2、行政部持相关票据根据公司相关财务规定报销，费用计入各部门的年度预算执行台账。

3、办公耗材文具的领用参照需按照规格及使用情况购买，并由行政部主管领导批准后购进。购进消耗材料统一保管。

第八条办公类服务采购

办公类服务采购指公司各部门对外印刷品、宣传品、名片、标牌等服务类的采购。

1、行政部进行货比三家的方法进行询价后按程序选择服务供应商。

2、各部门有对外宣传品、印刷品印制需求的，经主管领导审批后在

公司行政部公布的服务供应商范围内选择。

第九条办公资产采购

1、办公资产采购计划

各部门历史需要置办办公资产时，填写《办公物品申请表》，经公司领导审批通过并签字后，提交行政部实施采购。

2、实施采购

行政部进行货比三家的办法进行询价后，连同采购申请表和询价后的采购报价单上报公司领导，经审批后方可到财务部领取支票进行购买。

3、验收

行政部汇总使用根据采购计划或申请表、购物发票、购物明细验收采购办公资产，验收完毕后填写验收单并签字确认，行政部和使用部门各自登记办公资产台账。财务部根据入库单和购物发票进行账务处理。《办公物品申请表》和购物明细复印件由行政部统一保管。

第五章办公物品的管理

第十条办公用品的配发

1、各部门指定一名专人负责本部门办公文具的领用和发放。

2、办公用品按需领用，行政部负责办理使用部门的领用手续，认真填写文具领用登记单，并进行台账登记，写明物品名称、规格、使用人及数量等。

3、员工在公司内部调动，其使用的办公用品可以随职位转移带走。第十一条办公资产的管理

1、资产调拨部门与部门之间转移办公设备等资产必须填写《资产调拨单》。必须严格按照审批顺序执行。审批顺序：调出部门负责人—调入部门负责人—行政部确认签字后，方可转移资产。员工之间不得私自调换自己使用的办公设备等资产。

2、资产报废由部门负责人填写《资产报废申请单》，报行政部。行政部会同财务部门进行资产损坏鉴定后，由行政部主管领导审批，审批后方可报废。行政部和财务部门同时销账。有再使用价值的，由行政部收回统一维修、保管、再分配，资产台账做相应调整。在报废前，部门不得随意丢弃，否则该部门按照其原值赔偿，并按照公司相关规定处罚。

3、资产的租用、出租和外借

（1）公司需要的办公资产原则上不提倡租用。如果确属需要，租用部门必须报公司行政部审批，行政部应尽量考虑在公司内部调配，调配的确有困难而且购买不经济合算的情况下，经总经理批准方可租用，租用手续由行政部统一办理。

（2）公司长期不使用的行政办公资产可以考虑对外出租和外借。行政部定期对所有闲置的办公资产进行清查盘点，对其中达到报废条件的按相关制度办理报废手续，对长期闲置的物品主动寻求外租，对今后没有使用价值的物品进行出售。

4、办公资产的日常维护、维修

（1）行政部是办公资产日常维护、维修的责任部门。

（2）行政部编制办公资产维修计划，并纳入预算和经营计划。根据维修计划对各部门办公资产进行检查，按期进行维护，保证各物品正常工作。

（3）各部门的办公资产需要维修时，由部门负责人填写《办公设备维修申请表》报送行政部。不经部门资产负责人而私自维修的，相关费用行政部不予受理。

（4）行政部接到申请单后，需对报修设备进行鉴定，进行相应的维修、更换，一般性维修理应在三个工作日内修理完毕，其他较为复杂的修理应在七个工作日内修理完毕。维修完毕后及时登记《办公设备维修记录表》，资产使用部门负责人签字确认。

（5）若聘请外部单位进行维修，相关付款事项执行资金支付程序。

公司档案及文件管理制度篇7

一、目的

为了规范公司人事档案管理，加强档案管理的完整性、真实性、及时性和保密性。同时为了维护人事档案的完整，防止材料损坏，便于高效、有序的利用档案资料，特制定本管理办法。

二、适用范围

适用于公司员工纸质档案和电子档案的管理工作。

三、职责

公司行政人事部门为本公司员工人事档案的归口管理部门。

四、原则

分类标准、归档及时、排列有序、层次清楚、整理规范。

五、档案管理内容

1、员工入职档案：个人简历、员工入职登记表、应聘人员登记表、面试记录及待遇核定事项审批、笔试试题、身

份证复印件、学历学位证复印件、转正及晋级表、离职证明、各类合同及协议。

2、员工培训档案：培训通知、培训总结报告或者考评结果、培训审批表、员工外派培训合同、外出培训反馈表（证书原件）、员工培训统计表。

3、绩效管理档案：将员工绩效考核相关资料按月归类整理。

4、员工离职档案：员工离岗包括员工与公司解除（终止）劳动关系，死亡等情形。

六、程序

1、新员工报到后，收齐新入职员工的所有手续、证件、资料后，统一装入新建的档案袋内，并在档案袋封面左上方书写上档案袋编号、员工姓名、性别。将档案资料以纸质档案和电子档案两种载体保存，纸质档案统一归入每位员工的个人档案袋，电子档案以hr管理信息系统为平台进行统一管理。员工人事档案管理人员须忠于职守，严格遵守公司《员工保密管理制度》。

2、档案建立：新员工经考核合格，入职之日始，即建立个人人事档案，起始档案材料包括：一寸近期免冠照片、身份证和学历职称证件的复印件、个人简历、应聘挡案表、录用审批表、员工个人档案表、体检报告、离职（失业）证明等。

七、为保证员工档案信息的及时性和准确性，以体现系统时效性强的优点，及时更新、变化的资料进行系统录入。

具体时限要求如下：

1、新员工入职、员工调动、任命、借用、离职信息自生成之日起二个工作日内录入电子档案，并进行纸质档案归档；

2、组织机构变动、培训管理、考核管理、奖惩管理信息自生成之日起七个个工作日内录入，并进行纸质档案归档；

3、社会保险、合同签订等信息自生成之日起七个工作日内录入，并进行纸质档案归档。

八、人事档案借/调阅

1、调阅员工的人事档案需填写《档案借/查阅申请表》并经有效批准。

2、本部门员工的人事档案调阅需经部门主管批准。

3、部门主管有权调阅其他部门员工的人事档案，但需行政人事部门主管审核，并报总经理批准。

4、部门主管级别的人事档案，总经理有权调阅。

5、调阅档案原则上在行政人事部门内部并在指定人员陪同下调阅。如需借出行政人事部门，需行政人事部门主管批准。借阅档案的人员，对档案应妥善保管，不得遗失、泄密和污损，不准抽换、折卷和转换，不得复印，借出的档案必须在2天内归还。

6、所有调阅档案，均需登记备案。

九、人事档案归属

1、继续受聘的员工档案，作为其今后聘任聘用的依据；档案分类编号存放，一个员工一个编号，防止重名重姓员工档案交叉，制电子目录，以便查阅。

2、离职员工的人事档案每月清查，另外存档，应在妥善保管一年以后销毁。部门主管以上人员、关键岗位人员档案应妥善保管三年以后销毁。

十、本制度最终解释权归行政人事部，本制度从下发之起实施。

发出部门：行政人事部