公司的档案怎么管理制度

一、文件材料的归档要求：

1、公司在筹备、成立、经营、管理及产权变动过程中形成的具有保存价值的文件材料均列入归档范围。

2、公司各部门负责归档文件材料的收集和整理，并定期交档案室集中管理，任何人不得拒绝归档。

3归档文件材料必须齐全、完整、准确、系统、签署完备。

4、归档文件材料必须准确地反映企业生产、科研、基建和经营管理等各项活动的真实内容和历史面貌。

5、归档文件材料必须层次分明，符合其形成规律，保持同一案卷内文件材料的有机联系。

6、归档的文件材料主要包括纸质、光盘、磁带、照片及底片、胶片、实物等各种载体形式。

7、归档的文件材料必须为正本，本企业编制的文件应附发文底稿。

8、归档的具有永久、长期保存价值的电子文件应有相应的纸质文件材料一并归档保存。

9、非纸质文件材料应与其文字说明一并归档。

10、外文（或少数民族文字）材料若有汉译文的应与汉译文一并归档，无译文的要译出标题后归档。

11、为便于保管和利用，归档的文件材料用的纸张必须优良，纸面清洁，书写文件材料应用碳素墨水或蓝黑墨水，禁用圆珠笔、铅笔、红墨水、纯蓝墨水及复写纸等不牢固的书写材料。书写工整、图像、字迹清晰。

二、归档范围及保管期限（参照企业档案归档范围及保管期限表）

三、归档时间：

1、管理性文件材料一般应在办理完毕后的第二年第1季度连同收发簿一同移交档案室归档。

2、凡专项工程、专题项目、科研课题等由发生部门将文件材料整理后经部门领导及项目负责人审定后向档案室移交归档。周期长的可分阶段、单项归档。

3、外购设备仪器或引进项目的文件材料在开箱验收或接收后即时登记，安装调试后归档。

4、工程项目在竣工验收后三个月内接收归档。

5、每年形成的会计档案，由财务部及有关部门保存一年，在下一年的第一季度内向档案室移交归档。

6、电子文件逻辑归档实时进行，物理归档应与纸质文件归档时间一致。

7、荣誉档案由行政部收集整理后于次年统一归档。

8、声像档案在每次活动结束后整理归档。

9、相关会议（技术会议、专题会议、年度工作会议），在会议结束后归档。

10、外出、出差考察材料由当事人在回来后一个月内整理归档。

11、变更、修改、补充的文件材料随进归档。

12、公司内部机构变动和职工调动、离岗时留在部门或个人手中的文件材料随时归档。

13公司产权变动过程中形成的文件材料随时归档。

档案查（借）阅制度

档案借阅是档案室的日常业务工作，是档案更好地为生产提供利用服务的基本形式，为做好档案管理工作，特制订如下制度：

1、凡本公司有关人员，因工作需要借阅档案者，一般只允许在档案室阅档室查阅。查阅内容根据档案密级程度，取得相关领导签字，同时做登记。

2、本公司有关人员如有实际情况必须借出者，须办理相关手续，超过两天以上归还者，须经领导批准签字。但要如期归还。

3、借阅档案者应爱护档案，确保档案的完整性，不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散或损毁。借阅档案交还时，须当面查看清楚，如发现遗失或损坏，应及时反映给主管领导。

4、外单位借阅档案者，须持单位介绍信，且经总经理批准后方可借阅，只限在本室查阅，一律不外借，且抄摘内容也须经总理同意审核后方能带出。

5、凡属不成熟的现行技术资料及保密文件一律不外借。

档案的保密制度

1、凡属密级档案，必须正确地标明密级，并妥善存放。

2、非综合档案室人员不得随便进入档案库房，库房门窗及箱柜应随关锁。

3、全体职工对密级档案、文件、资料均须严格执行企业保密规定，不失密。否则应追究责任。

4、凡查阅密级档案，均须办理审批和借阅手续，一般只允许在阅档室查阅，不得带出或复制，确属需要者须办理相关手续。

5、查阅人员对档案内容承担保密义务，违反规定造成后果者必须追究责任。

6、档案人员要忠于职守，认真执行各项保密制度。

7、定期对保密档案保管情况进行检查，发现问题及时处理。

档案库房管理制度

一、档案入库检查：

1档案出入库房要清点、登记。定期对库藏档案进行清理、核对，做到账、物相符。对破损或载体变质的档案，及时进行修补和复制。

2、入库底图应批边分类装袋，照片、磁带等声像档案应存放入专用档案盒（袋）内。

3、定期对档案保管状况进行全面检查，做好记录，发现问题要采取积极有效措施，保证档案的安全。

二、档案库房管理：

1、档案库房未经许可，外来人员不得擅自进入。

2、档案柜、卷排列科学、合理、整齐、美观，便于调卷。

3、库房门窗须安装窗帘，库房内采用白炽灯且照度不超过100勒克期。

4、避免光线直射档案，更不能在烈日下曝晒档案。防止有害生物对档案的危害。

5、库房内应有空气调节和温湿度计等设施，及时做好温湿度记录，温度应控制在14度——24度，相对湿度控制在45——60%。

6、库内及库外应科学地安设温湿度记录仪表，库房应专门安装空调设备。

7、库房必须配备适合档案用的消防器材并禁止吸烟，定期检查，杜绝一切发生火灾的可能。

8、档案库房要做到八防：防火、防盗、防光、防有害气体、防潮、防湿、防虫、防尘。

9、对库藏档案应经常进行检查，发现问题，及时报告并采取措施予以处理。

10、每年9月定期对库藏档案进行一次抽样检查，掌握档案管理情况，为科学管理积累资料。

档案鉴定、销毁制度

1、根据《档案法》及《江苏省档案管理条例》中的相关规定，编制本企业的档案保管期限表。其中会计档案见会计档案保存期限表。

2、保管期限分永久、长期、短期三种。介于两种保管期限，保管期限从长。

3、从档案的内容、来源、时间、可靠程度、名称等方面监别档案的价值。

4、档案通过鉴定，要求保管期准确，案卷质量达到规定标准。如果鉴定中发现档案不准确，不完整，应及时责成有关部门修改、补充。

5、销毁档案必须严格掌握，慎重从事。销毁前要造具清册、提出销毁报告、会同总工办核查、总经理审批。销毁档时要严格执行保密规定，由鉴定小组指定人员会同保密、保卫人员销毁或监销，防止失密。

档案销毁时要有二人以上监销，并在清册上签字

档案保管统计制度

一、档案库房须与办公室、阅档室分开，并有防火、防光、防潮、防虫防尘、防霉、防盗和防高温等“八防”设施，以确保档案的安全与完整。

二、档案库房严禁堆放食品和易燃易爆物，严禁吸烟和使用明火。

三、建立健全档案的接收、移交、库藏、保管、利用和鉴定销毁等统计台帐。

四、做好档案接收、移交、保管、鉴定、利用各档案构成情况的准确、及时、科学的统计工作。

综合档案室主任职责

一、认真学习《档案法》，深刻领会上级档案部门关于档案工作的方针、政策，不断提高自身的业务水平和管理水平。

二、努力学习业务，钻研各类档案理论基础知识，充分掌握综合档案室库存档案的各种情况，做到心中有数，操作自如。

三、检查督促专、兼职档案人员的档案管理工作，对收集管理的文件材料和立卷归档的诸多环节应严格把关。

四、组织档案网络成员进行业务学习，交流档案管理经验与体会，开展档案工作的检查评比，不断促进档案工作的健康发展。

五、定期向分管领导汇报档案工作，争取领导支持，做好档案工作计划的制订和落实。

六、组织制定综合档案室档案管理工作目标和发展规划。

七、负责综合档案与各部门分公司的工作协调。

档案工作人员岗位职责

一、认真学习贯彻执行《档案法》和档案工作的方针、政策，坚持以法治档，忠于职守，全心全意为本部门各项工作做好服务。

二、负责管理本部门的档案，做好各门类、各种载体档案的接收、收集、登记、整理、编目、保管、借阅。

三、积极做好档案的服务利用工作，编制必要的检索工具和参考资料，及时准确地提供利用。

四、做好档案的“八防”工作，确保档案的完整与安全。

五、严格遵守“保密制度”工作，未经批准，不得擅自扩大档案的借阅范围，不得泄露档案的保密内容。

六、负责对本部门档案工作进行监督、检查和指导。

公司的档案怎么管理制度篇2

一、文书档案归档制度

1.各部门在各项活动中形成的具有价值的文件、材料均属归档范围，交行政部统一管理。

2.各部门形成的文件、材料由兼职档案员(各部门内勤)收集、审定、整理、立卷。

3.归档的文件材料应齐全、完整、准确可靠(文件的正文与附件、印件与底稿、请示与批复)无缺页、破损现象。

4.下发文件不仅要在硬盘、软盘中保存留档，还应留有书面材料存档。

5.凡归档的文件必须留原件存档，书写整齐，用毛笔、蓝黑色钢笔、碳素笔抄写，如有不符合要求的档案员有权退回原部门重新书写。

6.重要文件如部门需用可进行复印，但原件必须归档。

7.机关工作人员外出学习、考察、参加会议带回的文件、一律交办公室统一登记、立卷、归档管理。

二、专职档案工作人员岗位责任制

1.认真学习专业知识，贯彻执行《档案法》、《档案法实施办法》，热爱本职工作，忠于职守，维护党和国家利益，工作尽职尽责，自觉遵守档案工作各项规章制度。

2.负责公司各种档案资料的收集、分类、整理、编目、排列、上架、保管、借阅、鉴定、销毁、移交等工作。档案质量和工作质量符合“规范”要求。

3.负责公司有关部门档案工作监督指导、业务培训工作。

4.负责档案库房各项制度的落实。

5.积极提供档案的利用，充分发挥档案利用效果，认真总结经验，为领导决策和机关各项工作提供优质服务。

三、兼职档案工作人员岗位责任制

1.各部门配备一名兼职档案员，负责本部门文件、材料的收集、整理、归档立卷工作。

2.兼职档案人员要热爱档案工作，熟悉业务，工作认真负责，把好案卷质量关，按时完成兼管档案的任务。

3.兼职档案员应于次年2月底前，将整理好的档案向档案室移交。

4.严格执行各项档案管理制度。

5.接受本公司专职档案员的监督指导。努力学习档案业务知识，不断提高业务水平。

四、部门立卷制度

1.凡本部门在各项活动中形成的文件、具有保存价值的资料均属本部门立卷归档范围。

2.各部门兼职档案员，负责对本部门的文件资料进行收集、审定、整理、立卷。

3.兼职档案员要严格遵守相关的规章制度及各项档案管理制度，按综合档案室提出的各项要求立卷，保证立卷质量。

五、档案保管制度

1.各门类档案由综合档案室集中统一管理，配备档案员负责档案的保管工作。

2.按照档案管理有关规定，对各类档案应做到存放合理，排列有序，查找方便。

3.档案员对室藏档案材料要经常进行检查，对已到借阅期限尚未归还的档案材料，要及时跟踪追还，防止丢失。

4.库房要保持清洁卫生，温度要经常保持在14—24℃，相对湿度要保持在45—60%，防止危害档案的现象发生。

5.档案库房内做到“八防”即防盗、防光、防高温、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫，定期检查。

6.库房内严禁吸烟，严禁存放易燃、易爆危险品，停电时，一律用手电照明，不得使用易燃器具。

7、与档案库房无关人员一律不得进入，随时关好库房门窗，确保安全。

六、档案规则

1.档案工作人员要提高警惕性，遵守纪律，坚持原则，认真执行各项制度。

2.凡到综合档案室查阅档案者，都要认真遵守安全制度，严格履行档案查阅手续，档案原则上不准带出档案室，确需带出时须经主管领导批准并在指定时间内归还档案室。

3.查阅档案时，不得翻阅与查阅内容无关的文件材料、无关人员不准进入档案室。

4.本公司工作人员不准将文件、材料带进公共场所和其他场所，不准带回家中，要及时交给档案管理部门。

5.对于违反规定，泄露国家公司机密或造成一定后果者要依据《法》的规定，严肃处理并追究其责任。

七、档案借阅制度

1.借阅档案要严格遵守档案管理制度，凡借阅者，应自觉履行借阅手续。

2.凡借阅档案，需经主管领导批准。外单位人员借阅档案，应持单位介绍信，经主管领导同意后，方可办理借阅手续，并在借阅期限内按时归还。

3.借阅人员对档案材料妥善保管，注意，不得以任何理由转借他人。

4.借阅人员未经领导批准，不得复印、抄写档案资料。

5.档案管理人员对归还的借阅材料要认真进行检查，确认档案材料完好无损时，方可办理归档手续。对摘抄、复制的档案材料，经认真核对，正确无误时，方能签字盖章。

6.一旦发现档案材料在借阅过程中被拆、涂抹或缺失等毁损现象，要及时向主管领导汇报，并追究有关人员的责任。

八、其他

解释权归公司行政人事部。

公司的档案怎么管理制度篇3

一、目的

为了对人事档案进行妥善保管，能有效地保守机密。维护人事档案材料完整，防止材料损坏，规范人事档案的管理，特制定本制度。

二、范围

本制度适用于对公司人事档案的执行管理。

三、职责

3.1人力资源部人事管理课负责人事档案的建立、归档、保存、定期检查核对、转递、保密、统计等工作。

3.2人事档案管理：集团公司人事管理课（宁波地区）负责本地区所有分公司、直属部门的人事档案管理工作。外地分公司的员工人事档案管理由当地人事管理部门负责管理工作。

3.3集团公司人力资源部为本制度的归口部门，负责指导监督各部门、分公司的人事档案管理工作、负责本制度的编制及落实执行工作。

3.4集团公司企业委员会负责本制度的审议及授权主管人签核，总裁负责本制度的批准执行。

四、人事档案管理的内容

4.1员工人事档案归档及管理：新员工入职时将《员工应聘申请表》及相关证件（毕业证书、身份证、各类技术认证证书）复印件提交人事管理课，人事管理课根据《员工应聘申请表》建立员工人事档案（内容包括：该员工的应聘、录用、劳动合同、考核、薪资、福利、奖惩、培训等相关资料）并及时归档。归档的流程为首先对新的员工人事档案材料进行鉴别，其次按新员工的所在部门以及职务、性别等进行分类并确定其归档的具体位置并且在目录上补登新员工人事档案材料的名称及有关内容，最后将新员工的人事档案材料归档。

4.1.1确立两级档案管理制度：一级员工人事档案为员工入司随转的人事档案材料。二级档案为员工入司以后的任职情况、培训情况、工资调整情况、学历及职称变化情况、历年考核情况及员工基本情况复印件备查材料等。

4.1.2员工人事档案自员工到岗之日建立，每人一份，按部门、职务归类。员工终止/解除劳动关系时，应将该员工人事档案的材料归入公司离职员工人事档案类。

4.1.3员工合法终止/解除劳动合同时，由各相关部门负责人在《员工离职通知单》上签字，确认无遗留问题；员工相关档案调入单位时，人力资源部核对档案材料，密封该员工人事档案，连同开具的《档案材料转移单》及其它有关材料，转至调入单位并归档。相关手续《员工入职试工转正辞退作业管理制度》。

4.2检查核对：人力资源部人事管理课档案管理员要定期（每月25日）对员工的人事档案进行检查核对并在《员工人事档案统计表》上签字，确保员工的人事档案的完整、安全。但是下列情况下，也要进行检查核对：突发事件后，如被盗、遗失、或水灾火灾之后；对有些档案发生疑问之后，如不能确定某份材料是否丢失；发现某些损失之后，如发现材料变酶、发现虫蛀等；检查完毕后必须在《员工人事档案统计表》上确认签字。

4.3转递（员工异动）：档案转递过程如下，人事管理课档案管理员取出要转走的员工人事档案并在档案帐册上注销该员工的人事档案并填写《转递人事档案通知单》，按发文要求包装、密封。在转递过程中应遵循保密原则并且要求收档单位在回执上签字盖章。

4.4保密制度：由人事管理课档案管理员负责人事档案管理。不得将人事档案材料带到公共场合。公司人事管理课对接受员工原单位转递而来的认识档案材料内容，一概不得加以删除或销毁，并且必须严格保密，不得擅自向外扩散。

4.5统计：人事管理课每月25日须对员工人事档案的数量、人事档案材料收集补充情况、档案整理情况、档案保管情况、利用情况进行统计并填写《员工人事档案统计表》。

4.5.1人事档案统计分类：履历及相关证件材料、鉴定及考核材料、评聘及奖惩材料、其他可供公司参考资料。

4.5.2人事档案统计信息要及时更新，人力资源部根据人员流动情况每月25日必须将相关人事档案的统计情况更新并填写《员工人事档案统计表》，提报人力资源部总监审核。

五、员工人事档案管理，应严格执行国家和公司有关规定。

查阅员工人事档案应经人力资源部总监（或总裁）批准，并办理登记手续。档案管理人员和查阅者不得私自增删、涂改、泄露档案材料内容。

六、相关支持文件及记录

员工应聘申请表

转递人事档案通知单

员工离职通知单

员工人事档案统计表

公司员工人事档案管理制度

第一条、为确保人事档案的机密性，完整性和准确性，为人事决策提供信息和依据，特制定本制度。

第二条、本制度适用于公司所有员工的人事档案管理。

第三条、员工人事档案由人力资源部负责管理。

第四条、新员工第一次建档后，日后所有有关个人人事资料都随时归档，包括员工在职期间试用、考核、职位调动、工资晋升、培训记录、行政处分、奖励等，以保证档案的完整性、保密性及可查性。

第五条、新员工报到后按《个人资料档案目录》顺序进行建档，目录如下：

1、招聘登记表

2、聘用通知书

3、学历证、职称证、计算机等相关资格证的复印件。

4、身份证复印件

5、照片

6、员工转正申请表

7、聘用合同

8、奖惩材料

9、任免、升降、调薪等材料

10、其它材料

第六条、档案管理应由专人负责并建员工档案薄册，记载档案的接收、存入、提供、使用和变动情况。

第七条、要做到分类准确、编号规范、排列有序、定期核对。

第八条、所有人事档案都属秘密文件，应妥善保管，不得随意泄密。

第九条、人事档案不允许无关人员查询。部门负责人有权查阅本部门员工的档案。总经理有权查阅任一员工的档案，除总经理外任何人不得查阅员工的工资档案。

第十条、任何人不得借阅自己本人档案。

第十一条、档案管理人员及档案查阅人员应严格保证档案的完整性，不得涂改、拆散、抽出、圈划、污损、带出、丢失。

第十二条、收回档案时，档案管理人员必须认真检查核对，否则追究当事人的责任。

第十三条、离职人员档案保存期为一年。

公司的档案怎么管理制度篇4

一、文书档案归档制度

1.各部门在各项活动中形成的具有价值的文件、材料均属归档范围，交行政部统一管理。

2.各部门形成的文件、材料由兼职档案员(各部门内勤)收集、审定、整理、立卷。

3.归档的文件材料应齐全、完整、准确可靠(文件的正文与附件、印件与底稿、请示与批复)无缺页、破损现象。

4.下发文件不仅要在硬盘、软盘中保存留档，还应留有书面材料存档。

5.凡归档的&39;文件必须留原件存档，书写整齐，用毛笔、蓝黑色钢笔、碳素笔抄写，如有不符合要求的档案员有权退回原部门重新书写。

6.重要文件如部门需用可进行复印，但原件必须归档。

7.机关工作人员外出学习、考察、参加会议带回的文件、一律交办公室统一登记、立卷、归档管理。

二、专职档案工作人员岗位责任制

1.认真学习专业知识，贯彻执行《档案法》、《档案法实施办法》，热爱本职工作，忠于职守，维护党和国家利益，工作尽职尽责，自觉遵守档案工作各项规章制度。

2.负责公司各种档案资料的收集、分类、整理、编目、排列、上架、保管、借阅、鉴定、销毁、移交等工作。档案质量和工作质量符合“规范”要求。

3.负责公司有关部门档案工作监督指导、业务培训工作。

4.负责档案库房各项制度的落实。

5.积极提供档案的利用，充分发挥档案利用效果，认真总结经验，为领导决策和机关各项工作提供优质服务。公司档案管理规章制度范文由精品学习网提供!

三、兼职档案工作人员岗位责任制

1.各部门配备一名兼职档案员，负责本部门文件、材料的收集、整理、归档立卷工作。

2.兼职档案人员要热爱档案工作，熟悉业务，工作认真负责，把好案卷质量关，按时完成兼管档案的任务。

3.兼职档案员应于次年2月底前，将整理好的档案向档案室移交。

4.严格执行各项档案管理制度。

5.接受本公司专职档案员的监督指导。努力学习档案业务知识，不断提高业务水平。

四、部门立卷制度

1.凡本部门在各项活动中形成的文件、具有保存价值的资料均属本部门立卷归档范围。

2.各部门兼职档案员，负责对本部门的文件资料进行收集、审定、整理、立卷。

3.兼职档案员要严格遵守相关的规章制度及各项档案管理制度，按综合档案室提出的各项要求立卷，保证立卷质量。

五、档案保管制度

1.各门类档案由综合档案室集中统一管理，配备档案员负责档案的保管工作。

2.按照档案管理有关规定，对各类档案应做到存放合理，排列有序，查找方便。

3.档案员对室藏档案材料要经常进行检查，对已到借阅期限尚未归还的档案材料，要及时跟踪追还，防止丢失。

4.库房要保持清洁卫生，温度要经常保持在14—24℃，相对湿度要保持在45—60%，防止危害档案的现象发生。

5.档案库房内做到“八防”即防盗、防光、防高温、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫，定期检查。

6.库房内严禁吸烟，严禁存放易燃、易爆危险品，停电时，一律用手电照明，不得使用易燃器具。

7、与档案库房无关人员一律不得进入，随时关好库房门窗，确保安全。

六、档案保密规则

1.档案工作人员要提高警惕性，遵守保密纪律，坚持原则，认真执行各项制度。

2.凡到综合档案室查阅档案者，都要认真遵守安全保密制度，严格履行档案查阅手续，档案原则上不准带出档案室，确需带出时须经主管领导批准并在指定时间内归还档案室。

3.查阅档案时，不得翻阅与查阅内容无关的文件材料、无关人员不准进入档案室。

4.本公司工作人员不准将文件、材料带进公共场所和其他场所，不准带回家中，要及时交给档案管理部门。

5.对于违反保密规定，泄露国家公司机密或造成一定后果者要依据《保密法》的规定，严肃处理并追究其责任。

七、档案借阅制度

1.借阅档案要严格遵守档案管理制度，凡借阅者，应自觉履行借阅手续。

2.凡借阅档案，需经主管领导批准。外单位人员借阅档案，应持单位介绍信，经主管领导同意后，方可办理借阅手续，并在借阅期限内按时归还。

3.借阅人员对档案材料妥善保管，注意保密，不得以任何理由转借他人。

4.借阅人员未经领导批准，不得复印、抄写档案资料。

5.档案管理人员对归还的借阅材料要认真进行检查，确认档案材料完好无损时，方可办理归档手续。对摘抄、复制的档案材料，经认真核对，正确无误时，方能签字盖章。公司档案管理规章制度范文由精品学习网提供!

6.一旦发现档案材料在借阅过程中被拆、涂抹或缺失等毁损现象，要及时向主管领导汇报，并追究有关人员的责任。

八、其他

解释权归公司行政人事部。

公司的档案怎么管理制度篇5

为加强档案管理工作，提高档案工作质量，更好地为单位工作服务，根据《中华人民共和国档案法》及有关档案管理的规定，结合本局档案工作的实际，制定本制度。

一、档案立卷归档制度

为了使本局的立卷归档工作顺利进行，完整地保存本单位在各项活动中形成的文件材料，供领导工作决策和各项工作服务，特制订本制度。

1、凡是在本局日常工作及重大招商活动中直接形成的应当归档并具有保存价值的文字、图表、声像等不同形式的历史真实记载。

2、本局领导和各科室承办人员应将办理完毕或工作中形成的文件材料，及时主动地交档案管理员立卷归档，集中管理，任何科室和个人不得据为已有。

3、文件归档范围，按余姚市档案局的有关规定收集。

4、局各科室按指定的兼职档案人员，负责本科室在工作中形成的档案，做好收集、整理工作，并按规定时间造好移交清册，签字验收，移交局办公室。

5、局办公室档案管理员按照档案归档范围要求，负责收集全部应归档文件、基建、声像等材料。

6、局办公室财务人员应在次年的六月底前，按规定立卷归档，暂由财务人员保存一年后，移交档案管理人员。

7、电子文件实行集中统一管理，归档方式主要包括逻辑归档和物理归档，逻辑归档可实时进行，物理归档按照同类纸质文件的规定定期完成。

8、各科室根据归档要求，在应归档电子文件产生时打上相应的标记；把经办过程中的情况随时记录在相应的文件中；办理完毕的电子文件应在规定期限内进行物理归档，把带有归档标识的电子文件进行分类集中拷贝，编制机读目录和《归档电子文件登记表》。

9、归档电子文件的著录应符合国家档案著录规则基本要求。入库的电子档案，每两年要机读抽查一次，发现问题及时补救。

10、各科室一般应及时将上年度应归档的电子文件向办公室归档，移交时做到数据完整、内容准确、利用安全、编目规范、帐目一致、手续清楚，移交清单一式二份，交接双方签字后各执一份。

11、档案管理员负责电子文件归档前的监督、指导工作，以及归档检查验收和接收后的统一编目、保管、开发利用，做到外观完好、整洁无损、记录的字节数、检索条目等著录项目与登记一致，确保上机测试无病毒和百分之百的准确率。

12、随着计算机技术和设备的更新、发展，对库存电子档案应进行同步更新复制或补救新版本，归版或有问题的载体仍需保存三年。

二、档案库房管理制度

1、档案库房是存入各类档案的重地，库房钥匙由专人保管，非档案室人员不得入内。

2、库房要坚固，有防火、防盗、防高温、防潮湿、防光、防尘、防鼠、防虫等设施，并采取必要的预防措施和设置必要设备，确保档案的安全。

3、库房内要保持适应的温度和湿度。根据季节不同气候变化加强管理，做好每日的温、湿度记录。

4、库房内经常保持整齐、整洁，每天下班前要认真检查库房，关好门窗，注意电源，清理废纸等易燃物品。在库房内严禁吸烟，确保库房安全。

5、库房内档案分类存放，排列要整齐有序，编制橱箱号码和存放案卷示意图，便于查找。不得在库房内存放个人物品或堆放杂物。

6、要定期进行库藏档案的清理校对工作，做到帐、物相符。对破损、变质的档案要及时进行修补复制。库藏档案因移交、遗失等注销帐卡时，要查明原因，保存依据。

7、电子档案应配备专用的电子文件柜，每年定期备份，规范存放归档电子文件和数字档案。保管电子档案的装具要求有防光、防尘、防磁、防有害气体的设备；环境温度选定在17℃-20℃，相对湿度选定在35%-45%。

8、档案管理员调动工作时，应在离职前办好档案库房的交接手续。

三、档案查阅利用制度

1、本单位档案供本单位各科室查阅利用，查阅档案资料时需办理查阅登记手续，填写"借阅登记表"。查阅党组会议记录须注明借阅用途，并经党组主要负责人批准。

2、外单位查阅档案资料，须持所在单位介绍信，经分管领导审批后，予以查阅。

3、查阅档案，只限于在指定场所进行，未经批准，不得将案卷带出综合档案室。

4、严守机密，不得翻阅和摘抄利用以外的档案。

5、查阅档案和需复印（部分或全部）档案材料的，应在利用效果登记表上注明，并经登记。

6、数字档案查询一般通过网上进行，查阅者通过网上档案查询系统查询档案，档案管理员接到查询申请后，按档案查借阅权限从网上发往借阅者。借阅者一周内须将网上查阅的电子文件发回档案室。如确因工作需要可去档案室查阅纸质档案。

7、要爱护档案，不得将档案任意拆卷、撕页、污损、涂改、划杠、折角、添字等，如发现有上述情况者，按《档案法》规定进行必要处理。

8、建立档案《档案借阅登记》和《档案利用效果登记》簿，查阅档案资料者，要及时将利用效果反馈给综合档案室。数字档案的查阅，查阅者需按要求在网上填写《档案借阅登记》和《档案利用效果登记》，对借阅和利用进行登记，以更好地为社会主义现代化建设服务。

四、档案保密制度

1、档案管理员要增强保密观念，严格遵守国家《档案法》和《保密法》所规定的保密纪律，不得泄露所藏档案的内容，不准出卖、盗窃档案机密，违者按情节依法惩处。

2、定有密级文件、资料，统一由专人收拆登记，发送时不得以普通邮件寄发。

3、已归档的机密、秘密文件、资料，只限于直接需要的部门和人员使用，查阅时须经分管领导批准。

4、各科室暂时保存的机密、秘密文件、资料，应妥善保管，不要让外来人员随便翻阅，用后立即归档。

5、对定有密级的文件、资料，未经密级审批单位批准，一般不准翻印和摘抄。摘抄保密文件、资料的工作笔记本，调离工作时收回注销。

6、不得擅自扩大文件、资料的阅读范围，确因工作需要携带秘密以上文件、资料外出，须经领导批准。

7、不归档的秘密及内部（重复或多印）文件、资料，均应登记造册，经主管领导批准，按规定统一销毁，不准擅自处理和当废纸出售。

8、数字档案要求配备专门工作人员负责计算机系统的管理工作，设置计算机操作系统用户口令，安装杀毒软件，并及时更新。严禁在计算机上运行各种来历不明的软件、游戏等。

9、保密的电子档案数据信息不得直接或间接与互联网或其他公共信息网络连接，必须实行物理隔离。

10、对已存储的电子档案数据进行修改时，要建立修改台帐。有保存电子数据档案的计算机送维修时，应将有关数据的内容清空、删除或将硬盘摘除，并做计算机修理登记。

11、严格注意口头保密，做到守口如瓶，执行保密纪律，在公共场所、投稿、通讯、通电中，不得泄漏及涉及机密事项。电子档案数据录入工作人员必须遵守档案保密制度，不得泄露所接触档案内容。

12、定期组织或结合安全保卫工作，进行保密教育和保密检查。

五、档案鉴定和销毁

为了全面地考察室藏档案的价值，确保室藏档案的质量，定期对一些已到保管期限的档案材料进行重新审定，方便档案的管理和利用，特制定本制度：

1、室藏档案的鉴定应坚持全面的、历史的、发展的观点，严肃而认真地去复审和制定每一件档案的价值，不得带有随意性。

2、室藏档案的鉴定工作在鉴定小组的统一组织和安排下进行，邀请被鉴定的单位有关人员参加，根据档案的保管价值，对保管期限满的档案材料及时地开展鉴定工作。

3、经鉴定，尚需留存的零散档案材料，按立卷原则，在室内继续做好组卷归档工作。对已失去利用价值和保存价值的档案材料，需销毁的，由鉴定小组提出鉴定意见，编造销毁清册，未经登记造册，不得擅自销毁档案。

4、属于保密范围的归档电子文件，如存储在不可擦除载体上，应连同存储载体一起销毁，并在网络中彻底清除。不属于保密范围的归档电子文件可进行逻辑删除。

5、销毁档案时，要有两人以上监销，监销人员在销毁前应认真清点核对，在销毁清册上签章，并将销毁情况报告鉴定小组，销毁清册应列入综合档案室全宗卷永久保存。

6、严禁任何人、任何部门擅自销毁各类室藏档案和数字档案。

六、档案管理员工作职责

1、热爱本职工作，刻苦钻研业务，努力提高工作效率，为本单位的两个文明建设服务。

2、加强与各级、各部门的联系，做好本单位需归档文件材料的收集整理工作，保证其完整、及时归档。

3、坚持原则，保守机密，严格执行档案管理制度、查阅制度和重大事项报告制度，提高警惕，防止失密泄密等事故发生。

4、要妥善保管好数字档案室系统登录帐号和密码，不得泄露他人，密码应该定期更改。自觉做好档案数据的维护与管理，定期检查电子档案的保管情况、检测电子档案的可用性，保证数字档案的安全保密。

5、积极开展档案利用，及时、准确、迅速地提供各种档案，为本单位各项工作和领导决策服务。

6、做好档案统计工作和利用效果反馈记录。

7、切实做好库房的防火、防盗、防潮、防虫、防光、防霉、防尘、防鼠咬的"八防"工作，达到档案无丢失、无霉变、无差错。

公司的档案怎么管理制度篇6

一、目的

为规范公司各职能部门的档案管理工作，确保档案保管安全，发挥档案价值，更好地为公司各项工作服务，现根据《中华人民共和国档案法》，结合公司实际情况，发布《公司档案管理制度》（以下简称“本制度”）。

二、档案的定义

（一）档案指公司及下属项目公司在成立、产权变动、工程建设、经营管理、社会活动中所形成的具有参考、保存价值的纸质文件、电子文件、光盘、照片、实物等各种载体的记录。

（二）日常工作中形成的各类过程文件属于资料，不属于档案范畴。

三、管理机构

公司综合管理部统筹公司及下属项目公司档案管理工作，负责公司及下属项目公司档案工作的整体规划、组织协调和指导帮扶；下设档案室，负责保管公司及下属项目公司重要档案。

四、工作职责

公司综合管理部设置档案管理员，其工作职责为：

（一）制定和完善档案管理制度。

（二）开展档案管理培训，指导和帮扶档案管理工作。

（三）负责档案的收集、整理、保管、利用，负责档案室的日常管理。

（四）对所有保管的原始档案必须建立完整的电子台账并定期备份（至少每两月一次）。

五、档案鉴定

档案鉴定包括归档文件的鉴定、到期档案的鉴定。

（一）归档文件的鉴定，包括归档范围、密级、保管期限的鉴定。

1、归档范围。档案管理员统计、鉴定档案产生情况，梳理归档范围，报领导审批确定。

归档范围载体包括但不限于：

（1）公司管理文件：如资质文件，包括企业注册营业执照、组织机构代码证等；公司、公司形成并下达的各类正式文件，包括决议、决定、条例、规章制度等法规性文件、会议纪要材料、重要记录；公司设立、变更的申请、审批、登记等方面的文件材料；国家、地方政府政策文件类。

（2）项目资料：如开发文件类（前期、配套文件）；图纸类；合同类（包括商品房合同）；工程技术文件类；招标文件类；项目企划、销售资料类；前期市场调研、土地分析等资料类；竣工报建资料类。

（3）声像资料及实物档案：如反映公司重要活动事件的剪报、声像材料，有纪念意义的展览照片、录音、录像等文件材料；公司的历史沿革、大事迹、锦旗、证书、奖杯、奖状、项目楼书。

2、密级鉴定。档案密级由低到高划分“普通”、“秘密”、“机密”三级，泄漏会使公司权利和利益遭受不同程度的损害，因此，归档时要根据文件内容与类型划分密级等级，确保档案安全。

普通是公司可对外发布的信息，如宣传资料、荣誉证照、年度报告等。

秘密是公司一般的秘密，一旦泄密会使公司利益受到较大损害，如重要会议纪要、人事档案、规章制度等。

机密是公司重要的秘密，泄露会使公司的安全和利益遭受严重损害，如董事会决议、项目投资文件、公司规划、财务报表、统计资料等。

（二）到期档案的鉴定。公司及下属项目公司对到期档案进行鉴定，确定继续保存或进行清理、销毁。

文件保存期限除政府有关法令或公司其他规章特定者外，依下列规定办理：

1、永久保存：

（1）公司章程；

（2）董事会及股东会纪录；

（3）财务报表；

（4）政府机关核准文件；

（5）不动产所有权及其他债权凭证；

（6）工程设计图；

（7）其他经核定须永久保存的文书。

2、十年保存：

（1）预算、决算书类；

（2）会计凭证；

（3）其他核定须保存十年的文书。

3、五年保存：

（1）期满或解约之合约；

（2）其他核定须保存五年的文书。

4、一年保存：无长期保存必要的。

5、规章制度由公司及下属项目公司综合管理部永久保存，使用部门视其有效期予以保存。

6、公司及下属项目公司综合管理部每年年底应组织档案管理员及相关专业人员对档案资料进行整理。对超过保存期限的档案，由档案管理员填写《档案过期处理审批单》（详见附件），报本部门及相关部门第一负责人审核、公司总经理/董事会批准。

7、决定销毁的档案资料，由档案管理员负责填写《档案销毁清册》（详见附件），销毁档案时至少有两名监销人。监销人复核待销毁档案，销毁完须在销毁档案目录上注明“已销毁”字样和销毁日期并签字确认。

8、档案销毁后，鉴定、销毁过程中形成的《档案销毁清册》及目录应立卷归档、永久保存。

9、需继续保存的过期档案，应明确继续保存的时间期限，并由档案管理员在档案卷内目录、汇总表上注明。

六、档案收集

（一）收集范围。按照归档范围进行收集。

（二）收集方式。公司及下属项目公司均应指定专人负责整理本部门的文件资料，并定期向所在公司综合管理部档案管理员处提交文件资料。档案移交人需填写《档案移交清单》（详见附件），随同已整理的档案（含纸质档、电子档、实物）一并移交档案室，档案管理员接收档案并签字确认，《档案移交清单》双方各留一份。

（三）归档文件要求。

1、归档的文件为原件（无原件的归档需为具有凭证作用的复制件）。

2、非纸质文件配文字说明一并归档。

3、图纸类归档前要验证审批流程所需印章齐全才能归档。

4、档案的制成材料利于长久保存。书写材料：要使用耐久性强的碳素型黑色或蓝色签字笔、钢笔，不得使用铅笔、圆珠笔。

5、声像档案应使用数码相机、摄相机等拍摄，要影像清晰、画面完整、未加修饰剪裁等，不能使用手机拍摄。

（四）公司及下属项目公司收集以下档案后，须提交电子档（含目录）至档案管理员处，以便备份存档。

1、公司成立、注册、变更文件。含公司成立的请示、批复、会议纪要、章程、股东会决议、董事会决议、工商证照及变更文件。

2、公司合并、收购文件。含请示、批复、会议纪要、备忘录；股权转让、收购的协议、合同；工商证照及变更文件等。

3、与合作方的相关文件。

（1）合作意向书、框架协议、合作协议、合同、重要谈判记录等。

（2）融资担保文件：融资公告、报表、担保、抵押等相关文件，融资合同、协议等（如发债、贷款等）。

（3）尽职调查资料：①尽职调查报告；②业务约定书；③委托协议书；④尽职调查清单及问卷；⑤目标企业提供的有关书面资料（含工商、法务、财务、工程、市场、人力等文件）。

（4）工程项目档案。包括土地获取、项目报建、勘查设计、招投标、工程管理、监理、施工、竣工验收、结算等各阶段形成的档案。

（5）公司及下属项目公司所获荣誉。

注：1。如公司及下属项目公司发生撤销、拆分、合并等情况导致档案不能安全保管，须将上述档案原件全部移交公司综合管理部。

七、档案管理

（一）档案管理员接收档案资料后，应按照项目分类进行保管，按档案编号顺序规则存放，做到档案存放条理化、排列系统化、保管科学化，以利于档案的保管和使用。

（二）档案存档分类主要以公司、项目、资料类型等建立档案盒/档案柜，在档案盒/档案柜上贴上资料明细表，且在档案柜上标注公司/项目名称和柜号，并在电脑上做好台账登记（表格/文档），保证能从目录汇总或电脑系统中以编号、关键词、日期等方面检索、查询到所需文件。

（三）档案管理员应至少每月一次对档案保管状况进行检查，切实做好档案“八防”（防高温、防潮湿、防盗、防火、防霉菌、防光、防尘、防虫）工作，确保档案的完整和安全。如发现问题应及时报告部门领导，并采取补救措施，减少档案的损失。

（四）档案管理必须遵循保密制度，档案室或档案柜的钥匙必须由专人保管，档案室非档案管理员不得入内，档案室内禁止吸烟和大声喧哗。

八、档案利用

（一）公司部门员工因工作需要，可以借阅与其工作有关的档案资料。

（二）借阅档案需填写《档案借阅审批单》、《重要物品外借审批表》，经部门负责人—综合管理部—总经理/董事长审批后方可借阅。档案借阅方式为：借出、复印、扫描、查询。

填写要求：

（1）《档案借阅审批单》按照审批单上的要求填写相关内容，申请部门填写申请人所在的部门，文件标题或摘要填写所要借阅/复印/拷贝电子档的文件名称，根据需要在“是否电子档”或“是否复印”选择是或否，用途填写所要借阅/复印/拷贝电子档的文件用于办理的事项。

（2）《重要物品外借审批单》按照审批单上的要求填写相关内容，申请部门填写经办人所在的部门，主送单位（或合作、上报单位等）填写外借物品所办理事项的主要单位，外借物品清单及借用时间填写所外借的物品，借用时间必须填写明确（如20__年x月__日__：__至20__年x月__日__：__），如不归还必须注明不归还原因及移交单位，涉及金额根据实际情况填写，用途填写所要外借文件用于办理的事项。

（三）档案管理员对档案借阅进行登记，填写《档案借阅登记表》。借阅人对所借阅档案必须妥善保管，不得私自复制、调换、涂改、污损、划线等，更不能随意乱放，以免遗失，否则追究借阅人的责任，构成犯罪的依法追究法律责任。

（三）档案应按期归还，归还时档案管理人员要对档案进行清点和检查，包括档案的件数、页数，档案原件完整，无损坏、无涂改等，并在《档案借阅登记表》注明。如发现遗失或损坏，应及时报告部门领导。档案到期仍需继续使用的，借阅人需在到期前办理续借手续。

（四）外单位借阅档案，应持有单位介绍信，经档案保管部门所在公司总经理审核批准后方可调阅。

（五）档案在使用外借期间，档案管理员必须保留一份复印件存档，以便其他工作人员的查阅。

九、本制度自签批之日起执行。

公司的档案怎么管理制度篇7

总则：为保证公司文件的完整，便于查找利用，做好收集、立卷、保管、借阅、统计、销毁等工作，维护档案的完整和安全，特制定本制度。

适用范围：适用于公司各种文件、记录、档案资料的管理。

一、文件的收集

公司需收集文件的范围：凡是公司在工作中形成或使用的、办理完毕、具有查考利用价值的文件、各种记录、出版物以及各种图表薄册、照片等都要齐全完整地收集，具体内容包括：

1、上级机关召开的需要贯彻执行的会议的主要文件材料及上级机关颁发的要求公司执行的文件；（主要收集部门：行政部）

2、上级领导视察、检查公司工作时的重要指示、讲话、题词、照片和有特殊保存价值的录音、录像等材料；（主要收集部门：行政部）

3、公司经济活动中与外单位的来往信件、合同、协议。（（主要收集部门：行政部）

4、会议文件，包括本公司重要会议形成的文件、纪要、决定等；（主要收集部门：行政部）

5、公司制订的计划、统计、预算、决算及工作总结；；（主要收集部门：行政部）

6、公司的请示与上级批复文件（主要收集部门：行政部）

7、公司各职能部门在工作中形成的工作计划、总结、报告；（主要收集部门：行政部）

8、公司的统计报表、统计分析材料（包括计算机电子盘片等）、财务报表、凭证、帐簿、审计等文件材料；（主要收集部门：财务部）

9、公司内部组织机构在工作中形成的重要文件材料；

10、公司领导在公务活动中形成的重要信件、电话记录；以及公司对外交流的文件、协议、报告等；（主要收集部门：行政部）

11、公司基本建设工程施工竣工、购置大中型设备的文件材料，公司直接管理的科研、建设项目的科技文件材料；（主要收集部门：财务部、行政部）

12、公司成立、合并、撤销、更改名称、启用印信及其组织机构、人员编制等文件材料；（主要收集部门：行政部）

13、公司的历史变革、大事记、年鉴、反映公司重要活动的剪报、声像材料、荣誉奖励证书、有纪念意义和凭证性的实物和展览照片、录音、录像等文件材料；（主要收集部门：行政部）

14、公司制定的章程、制度等文件材料；（主要收集部门：行政部）

15、公司干部任免（包括备案）、调配、培训、专业技术职务评定、聘任、员工名册、报表以及职工的录用转正、定级、调资、解雇（职）等工作及干部奖惩等文件材料；（主要收集部门：行政部）

16、公司员工档案转移的介绍信及存根；（主要收集部门：人力资源及行政部）

17、公司财产、物资、档案等的交接凭证、清册；（主要收集部门：财务部、行政部）

18、公司重大活动中形成的请示、报告、计划、考察总结、重要简报、会议纪要、记录声像材料、有参考价值的资料、互赠礼品清单、工作来往文件等；（主要收集部门：行政部）

20、公司营业执照、税务登记证等重要文件（主要收集部门：人力资源及行政部）

21、各项目完成后专业图文的最终版本电子版，最终定稿版硫酸图、总院图审批复稿件。（主要收集部门：晒图室）。

二、立卷归档

文件立卷应根据其相互联系、保存价值分类整理立卷，保证档案的齐全、完整，能反映公司的主要情况，以便于保管和利用。

（1）各专业都要建立健全个专业的文件、图书等材料，由各部专业集中统一保管。

（2）归档的文件材料必须按年度立卷，业务范围及当年工作任务，编制文件材料的编号类别。

（3）文件承办人员应及时将办理完毕或经领导人员批存的文件材料，收集齐全，加以整理后归档。

（4）卷内文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成规律或特点，应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。

三、档案保管

1、档案必须入框上架，科学排列，便于查找，避免暴露或捆扎堆放。

2、胶片、照片、磁带要专柜密封保管，胶片和照片、母片和拷贝要分别存放。

3、底图入库要认真检查，平放或卷放。

4、库藏档案要定期核对，做到帐物相符。发现破损变质及时修补或复制。

四、档案借阅

1、借阅档案必须当面查点清楚，并办理借阅手续。借阅的案卷要注意爱护，不得丢失、损坏、涂改，要如期归还。

2、借出的档案要注意保密，不得将档案带入宿舍或公共场所，不得让无关人员翻阅。

3、借阅时间最长不得超过一个月，却因工作需要到期不能归还者，要说明情况，办理续借手续。

4、归还档案时，由档案管理人员当面查点清楚，并在借阅登记簿上及时注销。

5、凡需借阅、抄录绝密级重要数据资料，必须经公司领导批准，否则一律不准借阅、抄录、复印。

6、底图一般不予外借。

五、档案销毁

经确定需销毁的档案，由档案管理员编造销毁清册，经公司领导及有关人员会审批准后销毁。销毁的档案清单由档案员永久保存。

六、档案保密

1、档案工作人员要严守机密，档案存放要单独设锁，无关人员不准接触。

2、不得传播、议论有关机密问题。

3、档案资料不准带到公共场所。

公司的档案怎么管理制度篇8

为进一步加强档案管理工作，夯实档案工作基础，切实提高档案管理水平，有效地保护和利用档案，根据《干部人事档案工作条例》，现制定管理办法如下：

本办法适用于我县机关事业单位副科级以下的管理人员、专业技术人员和工勤人员的档案管理工作，实行单位一把手负责制，选配政治素质好、作风正派的专门工作人员(以下简称人事干部)负责本单位档案的收集、整理、保管、接交和利用工作，并保证人员相对稳定。

档案工作应遵循五大原则，即党管干部、党管人才，依规依法、全面从严，分级负责、集中管理，真实准确、完整规范，方便利用、安全保密。

各单位人事干部主要负责本单位档案材料的收集、整理、移交和保管保密的工作，负责本单位档案的查(借)阅等档案利用工作，负责接交的档案材料真实准确，完整规范，坚决杜绝非专职人员办理档案相关事宜。

一、档案内容

档案材料主要涉及干部职工工作及学习过程中形成的供组织考察的各类资料，包括十大类：一是履历类材料，二是自传和思想类材料，三是考核鉴定，四是学历学位、职称、论文、培训，五是政审、审计类，六是党、团材料，七是表彰奖励材料，八是处分材料，九是工资、任免、招工、入伍、考察、职级并行、出国(境)审批，十是报到(派谴)证、计生材料。

二、档案管理

档案管理包括档案材料的收集、鉴别、整理和接交。

收集档案材料时应确保收集材料属归档范围，确保收集材料填写规范、真实完整。具体要求：①档案材料应当为原件;②档案材料载体使用国际标准A4型(长297毫米，宽210毫米)公文用纸，用黑色的中性笔填写(或打印);③属成套材料的，必须头尾完整。

经鉴别，符合归档范围的材料自材料形成之日起一个月内按要求履行移交手续送交档案室。自文件下发之日起，未及时移交的档案材料，档案室不再接收。

三、档案利用

档案利用主要包括查(借)阅、复制和摘录等。严禁拍摄复印档案内容，因工作需要取证的，经审查批准后方可复印。

查(借)阅档案一般要求2名以上共产党员按程序申请，

由档案室根据规定，确定是否提供和提供什么材料。严禁个人查(借)阅本人及其直系亲属的档案。档案一般不外借。确因工作需要外借的，由借阅单位履行审批手续，限期归还，不得转借。

查档(含复制、摘录)程序：查阅单位填写《查阅档案审批表》，经单位和主管单位负责人同意后，报档案室分管领导审批，人事干部持本人二代身份证及审批后的《查阅档案审批表》到档案室办理。不得凭借调查证明材料介绍信查档。